Zo maak je een correcte factuur in 5 stappen
- 1. Vul je afzendergegevens in. Vul je bedrijfsnaam en volledige adres in. Vermeld daarnaast je btw-identificatienummer wanneer dit voor jouw factuur vereist is en je KvK-nummer als je bij de Kamer van Koophandel bent ingeschreven.
- 2. Voeg je klant toe. Vermeld de volledige naam en het adres van de klant. Een KvK-nummer van de klant is voor een gewone Nederlandse factuur niet standaard verplicht. Het btw-identificatienummer van de klant is in bepaalde situaties wel nodig, bijvoorbeeld bij toepassing van de btw-verleggingsregeling en bepaalde transacties binnen de EU.
- 3. Kies factuurnummer en datums. Gebruik een uniek, opeenvolgend factuurnummer, bijvoorbeeld 2026-001. Je mag één of meer nummerreeksen gebruiken. Elk factuurnummer mag maar één keer voorkomen. De automatische nummering van UwFactuurNu.nl helpt je om je nummerreeks bij te houden.
- 4. Beschrijf je producten of diensten. Gebruik een duidelijke factuurregel per product of dienst en vermeld de hoeveelheid of omvang en, indien van toepassing, de prijs per eenheid. Op basis van de ingevoerde bedragen en het gekozen btw-tarief berekent de generator automatisch het subtotaal, de btw en het totaalbedrag.
- 5. Controleer en download. Controleer de live preview zorgvuldig. Voeg indien gewenst een betaaltermijn, IBAN, betalingskenmerk of aanvullende notitie toe en download de factuur vervolgens als PDF. Controleer vóór verzending altijd of alle gegevens en de toegepaste btw-behandeling voor jouw situatie correct zijn.
Checklist: wat hoort op een reguliere Nederlandse btw-factuur?
Voor een reguliere Nederlandse btw-factuur gelden in het algemeen de volgende gegevens:
- volledige naam van jou en je afnemer
- volledig adres van jou en je afnemer
- je btw-identificatienummer
- je KvK-nummer als je bij de KvK bent ingeschreven
- datum waarop de factuur is uitgereikt
- een uniek factuurnummer uit een opeenvolgende nummerreeks
- omschrijving en hoeveelheid van geleverde goederen of omvang van geleverde diensten
- datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
- bedrag exclusief btw
- eenheidsprijs, indien van toepassing
- het toepasselijke btw-tarief
- het btw-bedrag
Lever je goederen of diensten waarop verschillende btw-tarieven van toepassing zijn? Vermeld de bedragen dan afzonderlijk per tarief.
Handig om daarnaast te vermelden
Een aantal gegevens is voor een reguliere btw-factuur niet standaard wettelijk verplicht, maar kan wel praktisch zijn:
- betaaltermijn
- IBAN
- betalingskenmerk
- e-mailadres of telefoonnummer
- aanvullende betalingsinstructies
In bijzondere situaties kunnen andere, aanvullende of juist vereenvoudigde factuureisen gelden.
Waarom een online factuur maken met UwFactuurNu.nl?
Als zzp'er of mkb'er wil je na een opdracht snel en overzichtelijk factureren. Een correcte factuur bevat verschillende gegevens over jou, je klant, de geleverde producten of diensten, de factuurdatum, het factuurnummer en – wanneer van toepassing – de btw.
Met de gratis factuurgenerator van UwFactuurNu.nl vul je stap voor stap de belangrijkste gegevens voor een reguliere Nederlandse factuur in. Je voegt je bedrijfs- en klantgegevens toe, kiest een factuurnummer en vult de geleverde producten of diensten in. De tool berekent vervolgens automatisch het subtotaal, de btw en het totaalbedrag op basis van de door jou ingevoerde gegevens en het gekozen btw-tarief.
De automatische factuurnummering helpt je om een opeenvolgende nummerreeks bij te houden. Controleer vóór het versturen altijd zelf of de factuurgegevens en de toegepaste btw-behandeling correct zijn en of voor jouw specifieke situatie aanvullende factuureisen gelden.
Alles wat je invult blijft in je eigen browser: er wordt niets op onze server opgeslagen en je hebt geen account of abonnement nodig. Je afzendergegevens kunnen lokaal op je apparaat worden bewaard, zodat je deze bij een volgende factuur niet opnieuw hoeft in te voeren.
Na het controleren van de live preview download je de factuur als PDF. Je kunt deze vervolgens naar je klant versturen en bewaren in je eigen administratie.
Twijfel je over het juiste btw-tarief, de gegevens die op je factuur moeten staan of de fiscale regels die voor jouw situatie gelden? Raadpleeg dan de actuele informatie van de Belastingdienst. In onze gidsen en artikelen vind je daarnaast praktische uitleg over factureren, btw en administratie.
Waar moet een reguliere Nederlandse btw-factuur aan voldoen?
Een factuur is meer dan alleen een betaalverzoek. Voor de btw-administratie schrijft de Belastingdienst voor welke gegevens op een reguliere factuur moeten staan.
Je vermeldt onder andere je volledige naam en adres, je btw-identificatienummer en – als je bij de Kamer van Koophandel bent ingeschreven – je KvK-nummer. Daarnaast vermeld je de volledige naam en het adres van je klant, de factuurdatum, de leverings- of prestatiedatum en een uniek factuurnummer uit een opeenvolgende nummerreeks.
Per factuurregel beschrijf je duidelijk welke goederen of diensten zijn geleverd en wat de hoeveelheid of omvang daarvan is. Vermeld daarnaast, indien van toepassing, de eenheidsprijs.
Op de factuur vermeld je het bedrag exclusief btw, het toepasselijke btw-tarief en het btw-bedrag. Gebruik je verschillende btw-tarieven op dezelfde factuur, vermeld de bedragen dan afzonderlijk per tarief.
Niet iedere factuur valt onder precies dezelfde regels. Voor bijvoorbeeld vereenvoudigde facturen, bepaalde internationale transacties, btw-verlegging en andere bijzondere situaties kunnen afwijkende of aanvullende eisen gelden.
Een betaaltermijn en IBAN zijn praktisch om op je factuur te vermelden, maar behoren niet tot de algemene verplichte btw-factuurgegevens. Door duidelijke betalingsafspraken op de factuur te zetten, weet je klant wel direct wanneer en hoe er betaald kan worden.
Facturen maken onder de KOR-regeling: hoe werkt dat?
De kleineondernemersregeling (KOR) is een btw-vrijstelling voor ondernemers die aan de voorwaarden voldoen. Voor de Nederlandse KOR geldt onder meer een omzetgrens van maximaal €20.000 per kalenderjaar.
Maak je gebruik van de KOR, dan bereken je geen btw aan je klanten en draag je over deze omzet geen btw af. Je kunt de btw over zakelijke kosten en investeringen waarvoor de KOR geldt ook niet als voorbelasting aftrekken.
Als je deelneemt aan de KOR hoef je voor de btw niet altijd een factuur uit te reiken. Maak je toch een factuur, bijvoorbeeld omdat je klant daarom vraagt, dan vermeld je geen btw en geef je op de factuur aan dat een vrijstelling van toepassing is.
In deze generator kun je hiervoor bij je afzendergegevens de KOR-optie selecteren. De btw-berekening wordt dan uitgeschakeld en op de factuur wordt automatisch vermeld dat de kleineondernemersregeling (KOR) van toepassing is.
KOR is niet hetzelfde als 0% btw
De KOR is een btw-vrijstelling en is dus niet hetzelfde als toepassing van het 0%-tarief.
Dat verschil is belangrijk. Bij de KOR breng je geen btw in rekening omdat de vrijstelling van toepassing is. Het 0%-tarief is daarentegen een btw-tarief dat alleen in specifieke situaties mag worden toegepast.
Wat gebeurt er als je boven €20.000 omzet komt?
Komt je omzet gedurende een kalenderjaar boven de grens van €20.000, dan mag je vanaf de omzetoverschrijdende handeling geen gebruik meer maken van de KOR.
Ook de levering, dienst of vooruitbetaling waardoor je boven de omzetgrens uitkomt valt volledig buiten de KOR-vrijstelling. Over het volledige bedrag daarvan pas je de normale btw-regels toe.
Vanaf dat moment gelden ook voor volgende belastbare leveringen en diensten de normale btw-regels. Je moet je bij overschrijding van de omzetgrens direct afmelden voor de KOR.
Houd je omzet gedurende het jaar daarom goed bij.
Naast de KOR bestaan andere btw-vrijstellingen, bijvoorbeeld voor bepaalde prestaties in de medische sector, het onderwijs en de zorg. Welke vrijstelling of btw-regeling van toepassing is, hangt af van de specifieke prestatie en situatie.
Twijfel je hierover? Controleer dan de actuele informatie van de Belastingdienst of vraag advies aan een deskundige voordat je de factuur verstuurt.
Hoe pas je btw-verlegging correct toe op een factuur?
Bij de btw-verleggingsregeling wordt de btw-heffing onder bepaalde voorwaarden verlegd van de leverancier naar de afnemer. De leverancier brengt de btw dan niet zelf in rekening.
Btw-verlegging komt onder andere voor in bepaalde situaties in de bouw en bij onderaanneming, maar ook bij verschillende grensoverschrijdende transacties.
Is de verleggingsregeling op jouw situatie van toepassing? Vermeld dan geen btw-bedrag op de factuur. Zet duidelijk ‘btw verlegd’ op de factuur en vermeld het btw-identificatienummer van de afnemer wanneer dit voor de regeling vereist is.
Vermeld daarnaast de vergoeding per btw-tarief dat van toepassing zou zijn wanneer de btw niet was verlegd.
Diensten aan ondernemers in andere EU-landen
Lever je een dienst aan een ondernemer in een ander EU-land, dan is de btw bij veel diensten belast in het land van de afnemer en wordt de btw naar de klant verlegd.
In dat geval stuur je doorgaans een factuur zonder btw waarop ‘btw verlegd’ staat. Controleer het btw-identificatienummer van je klant en houd rekening met de verplichtingen voor je btw-aangifte en, wanneer van toepassing, de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP).
Er bestaan uitzonderingen. Niet iedere dienst aan een ondernemer in een ander EU-land valt automatisch onder de verleggingsregeling.
Btw-verlegging is niet hetzelfde als het 0%-tarief
Selecteer bij btw-verlegging niet simpelweg 0% btw alsof dit een regulier btw-tarief is.
Gebruik in UwFactuurNu.nl hiervoor de aparte optie Btw-verlegging. Daarmee wordt geen btw berekend en kan op de factuur duidelijk worden aangegeven dat de btw is verlegd.
Controleer vóór verzending of de verleggingsregeling daadwerkelijk op jouw levering of dienst van toepassing is.
Verschil tussen een pro-formafactuur, offerte en definitieve factuur
Offerte
Een offerte is in de eerste plaats een aanbod. Je beschrijft wat je wilt leveren of uitvoeren, tegen welke prijs en onder welke voorwaarden. Je klant kan het aanbod vervolgens accepteren of afwijzen.
Een offerte is geen btw-factuur en krijgt daarom niet automatisch een factuurnummer uit je opeenvolgende factuurreeks. Het is praktisch om een geldigheidsduur op te nemen, zodat duidelijk is hoe lang het aanbod geldig blijft.
Pro-formafactuur
Een pro-formafactuur is een voorlopig document dat qua uiterlijk op een factuur kan lijken, maar niet zonder meer als definitieve btw-factuur dient.
Een pro-formafactuur kan bijvoorbeeld worden gebruikt om vooraf informatie over een toekomstige betaling te geven of om bij bepaalde handels- en douaneprocessen de waarde van een zending te vermelden.
Zet duidelijk ‘pro forma’ op het document om verwarring met een definitieve factuur te voorkomen.
Let op: een pro-formadocument betekent niet dat btw-gevolgen altijd kunnen worden uitgesteld totdat later een definitieve factuur wordt gemaakt. Een verplichte of ontvangen vooruitbetaling kan bijvoorbeeld gevolgen hebben voor het moment waarop btw verschuldigd wordt en voor de factureringsverplichtingen.
Definitieve factuur
Een definitieve btw-factuur moet, wanneer de reguliere factuureisen van toepassing zijn, de wettelijk vereiste gegevens bevatten en krijgt een uniek nummer uit een opeenvolgende nummerreeks.
De factuur speelt een belangrijke rol in zowel jouw btw-administratie als die van je zakelijke klant. Voor de aftrek van btw als voorbelasting gelden daarnaast de wettelijke voorwaarden voor btw-aftrek.
In de praktijk kan een traject bijvoorbeeld beginnen met een offerte, gevolgd worden door een vooruitbetaling en uiteindelijk leiden tot één of meer facturen. Welke documenten en btw-momenten nodig zijn, hangt af van de concrete situatie.
Met UwFactuurNu.nl kun je facturen en offertes maken. Je afzendergegevens worden voor beide lokaal in je eigen browser onthouden, zodat je deze niet telkens opnieuw hoeft in te voeren.
Veelgestelde vragen
Wat moet er verplicht op een factuur staan?
Op een reguliere Nederlandse btw-factuur vermeld je onder andere je volledige naam en adres, je btw-identificatienummer en – als je bij de KvK bent ingeschreven – je KvK-nummer. Daarnaast vermeld je de volledige naam en het adres van de klant, een uniek factuurnummer uit een opeenvolgende nummerreeks, de factuurdatum, de leverings- of prestatiedatum, een duidelijke omschrijving en hoeveelheid of omvang van de goederen of diensten, het bedrag exclusief btw, het toepasselijke btw-tarief en het btw-bedrag. In bijzondere situaties kunnen aanvullende, afwijkende of vereenvoudigde factuureisen gelden.
Is deze factuurgenerator echt gratis?
Ja. Je kunt gratis facturen maken zonder account of abonnement. Je gegevens blijven in je eigen browser en je downloadt de factuur direct als PDF.
Moet een factuurnummer opeenvolgend zijn?
Ja. Voor uitgereikte facturen gebruik je opeenvolgende factuurnummers. Elk factuurnummer mag maar één keer voorkomen. Je mag één of meer nummerreeksen gebruiken en bijvoorbeeld werken met een voorvoegsel, zoals 2026-001. Zorg ervoor dat je nummering duidelijk en controleerbaar blijft.
Welk btw-tarief moet ik gebruiken?
Het algemene Nederlandse btw-tarief is 21%. Voor bepaalde goederen en diensten geldt het verlaagde tarief van 9%. Daarnaast bestaan situaties waarin het 0%-tarief, een btw-vrijstelling of btw-verlegging van toepassing is. Dit zijn fiscaal verschillende regelingen en mogen niet zonder meer door elkaar worden gebruikt. Welk tarief of welke regeling voor jou geldt, hangt af van het product, de dienst, de klant en de specifieke situatie. Controleer bij twijfel de actuele informatie van de Belastingdienst.
Hoe lang moet ik facturen bewaren?
Voor je btw-administratie geldt in het algemeen een bewaartermijn van 7 jaar. Voor gegevens over onroerende zaken en rechten daarop geldt in het algemeen een bewaartermijn van 10 jaar. In bijzondere situaties kunnen andere bewaartermijnen gelden.
Kan ik een offerte omzetten in een factuur?
Ja. Nadat een offerte is geaccepteerd en er moet worden gefactureerd, kun je de relevante gegevens gebruiken voor de factuur. De definitieve factuur krijgt vervolgens een eigen factuurnummer en factuurdatum en bevat de gegevens die voor jouw situatie vereist zijn.
Nog geen opdracht bevestigd?
Maak eerst een professionele offerte in dezelfde stijl, met live preview en PDF-download.
Offerte maken