Betalingsherinnering sturen: termijnen, tekst en incassokosten

Wanneer stuur je welke brief?

Bouw het rustig op. Elke stap kan iets formeler worden dan de vorige.

Onderstaand schema is een praktisch voorbeeld en geen wettelijk voorgeschreven stappenplan. De juiste aanpak hangt onder meer af van wat je met de klant hebt afgesproken en of je klant een ondernemer of consument is.

Moment	Stap	Toon
Vervaldag + 3 dagen	Vriendelijke herinnering	Informeel, met kopie van de factuur
Vervaldag + 14 dagen	Tweede herinnering	Zakelijk, met nieuwe uiterste datum
Vervaldag + 30 dagen	Formele aanmaning	Formeel, met duidelijke betalingstermijn
Daarna	Incasso of juridische vervolgstap	Afhankelijk van de situatie

Wat zet je in een betalingsherinnering?

• Factuurnummer en datum — zodat je klant de factuur direct terugvindt.
• Openstaand bedrag — het exacte bedrag dat nog openstaat.
• Oorspronkelijke vervaldatum — zodat duidelijk is wanneer de betaaltermijn verstreek.
• Nieuwe betaaltermijn — noem een concrete datum of termijn, bijvoorbeeld 7 of 14 dagen.
• Betaalgegevens — IBAN, tenaamstelling en het factuurnummer als betalingskenmerk.
• Bijlage — voeg de oorspronkelijke factuur opnieuw toe.

Voorbeeldtekst voor je herinnering

Beste [naam], volgens onze administratie staat factuur [nummer] van [datum] ter hoogte van [bedrag] nog open. De betaaltermijn verliep op [vervaldatum]. Mogelijk is dit aan uw aandacht ontsnapt. Wilt u het bedrag binnen 7 dagen overmaken op [IBAN] onder vermelding van [factuurnummer]? Heeft u inmiddels betaald, dan kunt u dit bericht als niet verzonden beschouwen.

Bij een formelere aanmaning kun je aangeven welke vervolgstappen je overweegt wanneer betaling uitblijft. Controleer voordat je rente of incassokosten aankondigt welke regels in jouw situatie gelden.

Bel eventueel na een tweede herinnering even. Een kort telefoongesprek kan sneller duidelijk maken waarom betaling uitblijft dan nog een extra e-mail.

Rente en incassokosten

Bij zakelijke transacties kan wettelijke handelsrente verschuldigd zijn wanneer een klant na het verstrijken van de toepasselijke betalingstermijn niet betaalt. Wanneer die termijn begint en welke afspraken gelden, hangt onder meer af van de overeenkomst en het moment waarop de factuur en prestatie zijn ontvangen.

Voor consumenten gelden aanvullende beschermingsregels. Wil je buitengerechtelijke incassokosten bij een consument in rekening brengen, dan moet je eerst een correcte veertiendagenbrief sturen. De consument moet daarin de gelegenheid krijgen om alsnog zonder incassokosten te betalen.

De hoogte van incassokosten is wettelijk gereguleerd. Bij zakelijke klanten kunnen daarnaast gemaakte afspraken en algemene voorwaarden van belang zijn. Controleer daarom voordat je kosten toevoegt welke regels op jouw klant en overeenkomst van toepassing zijn.