Wanneer maak je een creditfactuur?
Een creditfactuur wordt veel gebruikt in situaties zoals:
- Verkeerd bedrag — een te hoog gefactureerd bedrag of aantal corrigeren.
- Fout btw-tarief — bijvoorbeeld wanneer achteraf blijkt dat een ander tarief van toepassing was.
- Annulering — een eerder gefactureerde opdracht gaat geheel of gedeeltelijk niet door.
- Retour of korting — een product wordt geretourneerd of er wordt achteraf korting verleend.
- Verkeerde klantgegevens — wanneer een inhoudelijke correctie nodig is.
- Dubbele factuur — dezelfde prestatie is per ongeluk twee keer gefactureerd.
Welke correctiemethode het meest geschikt is, hangt af van het soort fout.
Wat staat er op een creditfactuur?
Een creditfactuur corrigeert een eerder gefactureerd bedrag geheel of gedeeltelijk. Zorg dat de relatie met de oorspronkelijke factuur duidelijk is.
| Onderdeel | Invulling | Let op |
|---|
| Titel | Creditfactuur of creditnota | Maak duidelijk dat het om een correctie gaat |
| Eigen nummer | Een uniek nummer binnen één van je nummerreeksen | Hergebruik het oude factuurnummer niet |
| Verwijzing | Nummer en datum van de oorspronkelijke factuur | Maak de correctie herleidbaar |
| Bedragen | Het bedrag waarmee je de oorspronkelijke factuur corrigeert | Vermeld ook de bijbehorende btw-correctie als btw van toepassing is |
| Reden | Korte uitleg | Bijvoorbeeld “correctie btw-tarief” of “gedeeltelijke annulering” |
Bij een factuur waarmee je een oorspronkelijke factuur wijzigt, moet duidelijk zijn naar welke oorspronkelijke factuur de wijziging verwijst.
In vier stappen corrigeren
1. Maak de correctie
Bepaal welk bedrag of welke factuurregel moet worden gecorrigeerd. Bij een creditfactuur worden de betreffende bedragen doorgaans als negatieve correctie verwerkt.
2. Verwijs naar de oorspronkelijke factuur
Vermeld het factuurnummer en bij voorkeur ook de datum van de factuur waarop de correctie betrekking heeft.
3. Verstuur de benodigde documenten
Moet de oorspronkelijke factuur volledig worden vervangen? Dan kun je naast de creditfactuur een nieuwe correcte factuur versturen. Is een andere corrigerende factuur voldoende, zorg dan dat de wijziging duidelijk en controleerbaar is.
4. Controleer de btw-verwerking
Controleer de btw-gevolgen — Een creditfactuur kan gevolgen hebben voor je btw-administratie en btw-aangifte. Hoe en in welk tijdvak je de correctie verwerkt, hangt af van de reden voor de correctie en de oorspronkelijke aangifte. Controleer bij twijfel de actuele regels van de Belastingdienst.
Boekhouding en bewaarplicht
Bewaar de oorspronkelijke factuur, de correctie en een eventuele nieuwe factuur samen in je administratie. Zo blijft achteraf zichtbaar wat er is gebeurd.
Voor facturen en correctiefacturen geldt in de basis een fiscale bewaartermijn van 7 jaar. Voor bepaalde gegevens, onder andere rond onroerende zaken en bepaalde transacties binnen de Unieregeling of Invoerregeling, kan een termijn van 10 jaar gelden.
Heeft de klant het oorspronkelijke bedrag al betaald? Spreek dan af of je het gecrediteerde bedrag terugbetaalt of verrekent met een andere openstaande factuur.