De bewaarplicht in het kort
Voor de basisgegevens van je administratie geldt doorgaans een fiscale bewaartermijn van 7 jaar.
Voor bepaalde gegevens over onroerende zaken en rechten daarop geldt een termijn van 10 jaar. Ook voor gegevens over leveringen en diensten die onder de Unieregeling of Invoerregeling van het éénloketsysteem vallen, geldt een bewaartermijn van 10 jaar.
Het begin van de bewaartermijn hangt samen met de actuele waarde van de gegevens. Zolang een gegeven nog actuele betekenis heeft voor je onderneming, begint de fiscale bewaartermijn nog niet altijd te lopen.
| Soort document | Algemene richtlijn |
|---|
| Verkoop- en inkoopfacturen | In beginsel 7 jaar |
| Grootboek en in- en verkoopadministratie | In beginsel 7 jaar |
| Bank- en kasadministratie | In beginsel 7 jaar |
| Contracten en overeenkomsten | Bewaren zolang ze actueel zijn en daarna volgens de toepasselijke bewaartermijn |
| Gegevens over onroerende zaken | In bepaalde gevallen 10 jaar |
| Gegevens onder Unieregeling/Invoerregeling | 10 jaar |
Voor sommige gegevens kunnen afwijkende regels gelden. Controleer daarom bij twijfel welke termijn voor het specifieke document van toepassing is.
Wat hoort er precies in het archief?
Bewaar niet alleen het einddocument, maar ook de stukken die je administratie onderbouwen. Denk bijvoorbeeld aan:
- verzonden en ontvangen facturen;
- opdrachtbevestigingen, offertes en overeenkomsten;
- creditnota's en andere correcties;
- bankafschriften en betaalbewijzen;
- relevante correspondentie over afwijkingen of betalingsregelingen;
- urenregistraties, orders of pakbonnen die transacties ondersteunen.
Ontvang je een factuur digitaal, bewaar deze dan in beginsel in de digitale vorm waarin je hem hebt ontvangen.
Digitaal bewaren: wat mag en wat moet?
Digitale opslag is toegestaan. Je administratie moet gedurende de toepasselijke bewaartermijn controleerbaar blijven.
Let onder andere op:
- Authenticiteit — het moet aannemelijk blijven waar het document vandaan komt.
- Integriteit — je moet kunnen aantonen dat de inhoud betrouwbaar en niet ongecontroleerd gewijzigd is.
- Leesbaarheid — documenten moeten gedurende de bewaartermijn leesbaar en toegankelijk blijven.
PDF is hiervoor vaak praktisch, maar is niet het enige toegestane bestandsformaat. Gebruik een formaat en werkwijze waarmee documenten duurzaam en controleerbaar worden bewaard.
Papieren facturen en bonnetjes mogen onder voorwaarden worden gescand en digitaal bewaard. De digitale kopie moet een juiste en volledige weergave van het origineel zijn en relevante echtheidskenmerken moeten behouden blijven.
Voor sommige originele juridische documenten kan het om andere redenen verstandig of noodzakelijk zijn om ook het papieren origineel te bewaren.
Een mapstructuur die werkt
Een digitaal archief is vooral nuttig als je documenten snel kunt terugvinden. Bijvoorbeeld:
- `2026 / 01-verkoop / 2026-014-bureau-jansen.pdf`
- `2026 / 02-inkoop / 2026-03-12-leverancier-x-1187.pdf`
- `2026 / 03-bank / afschrift-2026-03.pdf`
- `2026 / 04-btw / aangifte-q1-2026.pdf`
Kies één duidelijke manier van bestandsnamen en pas die consequent toe.
Back-ups: de drie-twee-één-regel
De volgende 3-2-1-regel is een praktische beveiligingsaanbeveling en geen afzonderlijke fiscale eis:
- houd drie kopieën van belangrijke gegevens;
- gebruik twee verschillende opslaglocaties of media;
- bewaar één kopie op een andere locatie of offline.
Controleer regelmatig of je bestanden daadwerkelijk uit een back-up kunt herstellen.
Privacy en toegang
Facturen bevatten vaak persoonsgegevens. Beperk daarom de toegang tot je administratie tot personen die deze gegevens nodig hebben en beveilig accounts met sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweefactorauthenticatie.
Verwijder administratieve gegevens niet voordat de toepasselijke wettelijke bewaartermijn is verstreken. Controleer daarna of er nog een andere geldige reden is om bepaalde gegevens langer te bewaren.
Overstappen of stoppen
Stap je over naar een ander boekhoudpakket, exporteer dan niet alleen totalen en saldi maar ook de onderliggende administratie die je gedurende de bewaartermijn nodig hebt.
Ook nadat je onderneming stopt, kan de fiscale bewaarplicht voor bestaande administratie blijven gelden.
Checklist archivering
- Toepasselijke bewaartermijn gecontroleerd
- Digitale facturen in de juiste vorm bewaard
- Duidelijke mapstructuur per jaar en documentsoort
- Consistente bestandsnamen
- Onderliggende stukken bij transacties bewaard
- Back-ups op meerdere locaties
- Herstel van een back-up periodiek getest
- Toegang tot administratie voldoende beveiligd
Maak gratis je factuur en sla de uiteindelijke PDF veilig op in je eigen administratie.