Factuur maken: een complete gids voor een nette factuur (2026)

Geschreven door UwFactuurNu·Uitgever: UwFactuurNu·Laatst bijgewerkt op 9 september 2026

Een factuur is meer dan een bedrag en een rekeningnummer. Wanneer je verplicht bent een factuur uit te reiken, stelt de Belastingdienst eisen aan de gegevens die erop moeten staan. In deze gids behandelen we de belangrijkste regels voor een reguliere Nederlandse btw-factuur. Voor bijvoorbeeld de KOR, buitenlandse transacties, btw-verlegging, vrijstellingen en vereenvoudigde facturen kunnen afwijkende of aanvullende regels gelden.

Welke gegevens zijn verplicht op een factuur?

1. Volledige naam en adres van leverancier en afnemer;

2. btw-identificatienummer van de leverancier;

3. KvK-nummer als de leverancier bij de KvK is ingeschreven;

4. factuurdatum;

5. uniek factuurnummer uit een opeenvolgende nummerreeks;

6. omschrijving en hoeveelheid/omvang van goederen of diensten;

7. leverings- of prestatiedatum;

8. bedrag exclusief btw;

9. eenheidsprijs indien van toepassing;

10. toepasselijk btw-tarief;

11. btw-bedrag.

Welk btw-tarief gebruik je?

In Nederland bestaan verschillende btw-tarieven en vrijstellingen.

Tarief	Soort	Voorbeelden
21%	Algemeen tarief	Veel producten en diensten
9%	Verlaagd tarief	Onder voorwaarden onder meer voeding, boeken en bepaalde diensten
0%	Nultarief	Kan onder voorwaarden gelden bij bepaalde internationale goederenleveringen
Vrijgesteld	Geen btw berekenen	Bepaalde prestaties binnen onder andere zorg, onderwijs en verzekeringen

Welke regeling geldt, hangt af van je concrete prestatie. Controleer bij twijfel het actuele tarief bij de Belastingdienst.

In 5 stappen een factuur opstellen

1. Vul je afzendergegevens in

Vermeld je volledige naam en adres, je btw-identificatienummer en, wanneer je bij de KvK bent ingeschreven, je KvK-nummer.

2. Voeg je klant toe

Vermeld de juiste volledige naam of bedrijfsnaam en het adres van de klant. Het KvK-nummer van de klant is bij een reguliere Nederlandse factuur niet standaard verplicht. Vul het btw-identificatienummer van de klant alleen in wanneer dit voor jouw situatie noodzakelijk is, bijvoorbeeld bij btw-verlegging of bepaalde internationale transacties.

3. Stel factuurnummer en datums in

Gebruik een uniek, opeenvolgend factuurnummer binnen één van je nummerreeksen. Een formaat zoals `2026-001` is praktisch, maar de exacte opbouw mag je zelf kiezen.

4. Beschrijf je factuurregels

Omschrijf duidelijk welke producten of diensten je hebt geleverd en vermeld de hoeveelheid of omvang. Voeg de juiste bedragen en btw-informatie toe.

5. Controleer en download

Controleer alle gegevens voordat je de factuur verstuurt en bewaar zelf een kopie in je administratie.

Factuurnummering zonder fouten

Iedere uitgereikte factuur krijgt een uniek nummer uit een opeenvolgende nummerreeks. Je mag één of meer reeksen gebruiken. Een praktisch formaat is bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002 en 2026-003.

Je kunt ieder jaar met een nieuwe reeks beginnen, bijvoorbeeld 2027-001, zolang de nummering uniek, logisch en controleerbaar blijft. Gebruik een eenmaal uitgegeven factuurnummer nooit opnieuw.

Werk je met conceptfacturen? Ken het definitieve factuurnummer bij voorkeur pas toe wanneer de factuur daadwerkelijk wordt uitgereikt. Zo blijft je administratie overzichtelijk.

Betaaltermijn en te laat betalende klanten

Vermeld bij voorkeur een duidelijke betaaltermijn, je IBAN en het factuurnummer als betalingskenmerk.

Bij zakelijke transacties kan wettelijke handelsrente verschuldigd worden wanneer de toepasselijke betaaltermijn is verstreken. Voor consumenten gelden andere regels, onder meer voordat incassokosten in rekening mogen worden gebracht.

Spreek belangrijke betalingsvoorwaarden daarom bij voorkeur vooraf af.

Btw afronden

Voor de btw mag je kiezen uit twee afrondmethoden:

afronden per geleverd goed of verrichte prestatie;
afronden over het totaalbedrag.

Gebruik de gekozen methode consequent en gebruik beide methoden niet door elkaar.

Veelgestelde vragen

Moet een factuurnummer opeenvolgend zijn?

Ja. Voor uitgereikte facturen gebruik je opeenvolgende factuurnummers. Ieder nummer mag maar één keer voorkomen. Je mag één of meer nummerreeksen gebruiken en bijvoorbeeld een jaartal of letters in het nummer opnemen, zolang de nummering uniek en controleerbaar blijft.

Wat is de standaard betaaltermijn?

Bij zakelijke transacties geldt zonder afwijkende afspraak in veel gevallen een wettelijke termijn van 30 dagen. Wanneer deze termijn precies begint, hangt af van de omstandigheden. Je kunt binnen de wettelijke grenzen andere afspraken maken.

Hoe lang moet ik facturen bewaren?

Voor de meeste facturen geldt een bewaartermijn van 7 jaar. Voor bepaalde gegevens over onroerende zaken en bepaalde OSS-transacties geldt een termijn van 10 jaar.

Mag ik een factuur als PDF versturen?

Ja, facturen mogen digitaal worden verstuurd. De afnemer moet akkoord zijn met digitaal factureren. Daarnaast moet je de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid kunnen waarborgen.

Wat zet ik op een factuur zonder btw?

Dat hangt af van de reden waarom je geen btw berekent. Bij een btw-vrijstelling vermeld je de toepasselijke vrijstelling wanneer dat vereist is. Bij btw-verlegging bereken je geen btw en vermeld je “btw verlegd” en, wanneer vereist, het btw-identificatienummer van de afnemer. Btw-verlegging is niet hetzelfde als het btw-tarief van 0%.

Is deze factuurgenerator echt gratis?

Ja. Je kunt de factuurgenerator zonder account gebruiken en de gemaakte factuur als PDF downloaden. Controleer wel altijd zelf de ingevoerde gegevens, het gekozen btw-tarief en eventuele bijzondere factuureisen.

Direct je factuur maken?

Start met factureren