Waarom controle belangrijk is
Voor aftrek van voorbelasting moet je in beginsel beschikken over een factuur die aan de toepasselijke factuureisen voldoet.
Ontbreken verplichte gegevens of is de inhoud onvoldoende duidelijk, dan kan de Belastingdienst de btw-aftrek ter discussie stellen. Vraag de leverancier daarom om een correctie wanneer een factuur niet klopt.
Controlepunten bij ontvangst
| Controlepunt |
Waar let je op? |
| Adressering |
Staat de juiste naam en het juiste adres op de factuur? |
| Leveranciergegevens |
Naam, adres, btw-identificatienummer en, indien van toepassing, KvK-nummer |
| Factuurnummer en datum |
Is een duidelijk factuurnummer en een factuurdatum vermeld? |
| Omschrijving |
Is duidelijk wat en hoeveel er is geleverd? |
| Bedragen |
Sluiten bedragen, tarieven, btw en totaal op elkaar aan? |
| Afspraak |
Komt de prijs overeen met offerte, order of overeenkomst? |
| Betaalgegevens |
Komt het rekeningnummer overeen met de gegevens die je van de leverancier kent? |
| Dubbel |
Is dezelfde factuur niet al eerder verwerkt of betaald? |
Reken de btw na
Controleer of de btw-bedragen aansluiten bij de bedragen en tarieven die op de factuur staan.
Houd rekening met het feit dat verschillende wettelijk toegestane afrondmethoden soms een verschil van enkele centen kunnen veroorzaken. Bij facturen met verschillende tarieven moet duidelijk zijn welke bedragen bij ieder tarief horen.
Bijzondere gevallen
Btw verlegd — bij bepaalde binnenlandse en buitenlandse transacties kan de leverancier de btw naar jou verleggen. Op de factuur staat dan geen regulier btw-bedrag maar bijvoorbeeld de vermelding "btw verlegd".
Leverancier uit een ander EU-land — bij goederen ontvang je in veel gevallen een factuur met 0% btw; bij diensten wordt de btw vaak naar jou verlegd. Er bestaan uitzonderingen.
Leverancier buiten de EU — bij goederen kunnen invoer-btw en eventueel invoerrechten spelen. Bij diensten gelden andere regels en kan btw onder voorwaarden worden verlegd.
Kleineondernemersregeling — een Nederlandse leverancier die deelneemt aan de KOR berekent geen btw. De factuur vermeldt dat een vrijstelling van toepassing is.
Vereenvoudigde factuur — bij een factuurbedrag van maximaal €100 inclusief btw mag in bepaalde situaties een vereenvoudigde factuur worden gebruikt. Hiervoor gelden uitzonderingen.
Wat doe je bij een onjuiste factuur?
- Controleer eerst wat er fout is — beoordeel of het gaat om bijvoorbeeld een verkeerd bedrag, ontbrekend gegeven, verkeerd btw-tarief of onjuist rekeningnummer.
- Neem schriftelijk contact op — beschrijf duidelijk wat volgens jou niet klopt en vraag de leverancier om een formele correctie.
- Vraag om een passende correctie — afhankelijk van de fout kan dit bijvoorbeeld een creditfactuur, aanvullende factuur, nieuwe factuur of andere duidelijk herleidbare corrigerende factuur zijn.
- Laat ontbrekende gegevens aanvullen — gaat het uitsluitend om ontbrekende factuurgegevens, vraag dan om een correcte aangepaste factuur of andere formele correctie.
- Bewaar de correspondentie — bewaar relevante communicatie over de wijziging samen met de factuur in je administratie.
Bij een betwiste of duidelijk onjuiste factuur kun je met de leverancier overleggen of betaling van het betwiste bedrag wordt uitgesteld totdat de situatie is opgelost.
Ontvang je onverwacht een wijziging van een rekeningnummer? Controleer het nieuwe IBAN via een contactkanaal waarvan je onafhankelijk hebt vastgesteld dat het bij de leverancier hoort.
Goedkeuren en vastleggen
Een praktische werkwijze is:
- Ontvangst — gebruik bij voorkeur één centraal adres voor inkoopfacturen.
- Controle — controleer factuurgegevens, bedragen en afspraken.
- Codering — koppel de factuur aan de juiste kostenpost en btw-behandeling.
- Goedkeuring — laat bij grotere organisaties de juiste medewerker goedkeuren.
- Betaling — plan de betaling volgens de afgesproken vervaldatum.
- Archief — bewaar de digitale factuur in de vorm waarin je hem hebt ontvangen.
Betalingstermijn en korting
Controleer bij ontvangst welke betaalvoorwaarden zijn afgesproken. Sommige leveranciers bieden bijvoorbeeld een korting bij snelle betaling.
Heeft een korting invloed op het bedrag waarover btw is berekend, controleer dan ook hoe de btw moet worden aangepast.
Bij een te late zakelijke betaling kunnen onder voorwaarden rente en incassokosten verschuldigd worden.
Van factuur naar administratie
Leg voldoende gegevens vast om de factuur te kunnen terugvinden en verwerken, bijvoorbeeld:
- leverancier;
- factuurnummer;
- factuurdatum;
- vervaldatum;
- bedrag exclusief btw;
- btw-bedragen;
- totaalbedrag;
- kostenpost;
- betaalstatus.
Bewaar ontvangen facturen gedurende de toepasselijke bewaartermijn. Voor de meeste facturen geldt 7 jaar; voor bepaalde gegevens geldt 10 jaar.
Checklist inkoopfactuur
- Juiste tenaamstelling
- Leverancier correct geïdentificeerd
- Btw-identificatienummer aanwezig als dit vereist is
- KvK-nummer aanwezig wanneer de leverancier bij de KvK is ingeschreven en de standaardfactuureisen gelden
- Factuurnummer en factuurdatum
- Duidelijke omschrijving
- Btw en bedragen gecontroleerd
- Bedrag vergeleken met de gemaakte afspraak
- Rekeningnummer gecontroleerd bij wijzigingen
- Geen dubbele factuur
- Digitaal origineel opgeslagen