Wanneer verstuur je de factuur?
Verstuur je factuur bij voorkeur zo snel mogelijk nadat je de betreffende goederen of diensten hebt geleverd.
Wanneer je voor de btw verplicht bent een factuur uit te reiken, geldt in veel reguliere situaties dat je de factuur uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na de maand van levering moet versturen.
Welk verzendkanaal kies je?
| Kanaal | Wanneer geschikt? | Aandachtspunt |
|---|
| E-mail met PDF | Veel zzp- en mkb-klanten | Gebruik het juiste facturatieadres |
| Factuurportaal | Organisaties met eigen leveranciersportaal | Bewaar de uploadbevestiging |
| E-factuur via UBL/Peppol | Onder andere veel overheidsopdrachten | Een PDF per e-mail is technisch geen gestructureerde e-factuur |
| Post | Wanneer afgesproken of gewenst | Langzamer en minder gemakkelijk te volgen |
Een PDF per e-mail is een veelgebruikte manier om een digitale factuur te versturen. Een digitale factuur moet aan de gewone factuureisen voldoen en je afnemer moet ermee akkoord gaan dat je digitaal factureert.
De begeleidende e-mail
Een duidelijke e-mail helpt je klant de factuur snel te herkennen en intern door te sturen.
- Onderwerp — gebruik bijvoorbeeld het factuurnummer en je bedrijfsnaam: `Factuur 2026-014 — Bureau Jansen`
- Aanhef en context — noem kort waarop de factuur betrekking heeft.
- Bedrag en vervaldatum — je kunt het totaalbedrag en de afgesproken uiterste betaaldatum ook in de mail noemen.
- Referentie van de klant — heeft je klant gevraagd om een inkoopnummer, projectnummer of kostenplaats? Neem die referentie op.
- Bijlage — gebruik een duidelijke bestandsnaam, bijvoorbeeld: `factuur-2026-014-bureau-jansen.pdf`
Voorbeeldtekst
Beste Sanne,
Hierbij ontvang je factuur 2026-014 voor de afgesproken websiteteksten. Het totaalbedrag bedraagt €1.210,00 inclusief btw. Volgens onze afspraak is de uiterste betaaldatum 12 maart 2026.
Het afgesproken inkoopnummer PO-8842 staat op de factuur.
Heb je vragen over de factuur? Laat het gerust weten.
Zorg dat de factuur aankomt bij de juiste persoon
Vraag bij een nieuwe zakelijke klant bij voorkeur:
- naar het officiële facturatieadres of facturatie-e-mailadres;
- naar de correcte bedrijfsnaam en adresgegevens;
- of een inkoopnummer, projectnummer of andere referentie vereist is.
Sommige organisaties verwerken facturen alleen wanneer de vooraf afgesproken referentie aanwezig is. Ontbreekt zo'n referentie, dan kan verwerking vertraging oplopen.
Bewijs van verzending
Bewaar zoveel mogelijk een controleerbaar spoor van de verzending:
- bewaar de verzonden e-mail inclusief bijlage;
- registreer wanneer je de factuur hebt verstuurd;
- bewaar bevestigingen van factuurportalen.
Een leesbevestiging kan handig zijn, maar is niet op zichzelf doorslaggevend bewijs dat een factuur juridisch correct is ontvangen.
Betaaltermijn en herinneringen
Bij zakelijke overeenkomsten is 30 dagen een veelgebruikte termijn. Zonder afwijkende afspraak geldt in veel gevallen een wettelijke termijn van 30 dagen.
Voor overeenkomsten tussen bedrijven geldt in beginsel een wettelijke maximumtermijn van 60 dagen. Voor grote ondernemingen die bij mkb-ondernemingen inkopen geldt een maximale termijn van 30 dagen.
Onderstaand herinneringsschema is uitsluitend een praktisch voorbeeld en geen wettelijk verplicht stappenplan:
- Na het verstrijken van de termijn — vriendelijke herinnering.
- Enkele dagen later — tweede herinnering met concrete betaaldatum.
- Daarna — formelere aanmaning wanneer betaling uitblijft.
- Vervolgens — eventueel incasso of juridische stappen.
Bij consumenten gelden specifieke regels voordat je incassokosten kunt rekenen. Daarvoor is onder andere een correcte veertiendagenbrief nodig.
Veelgemaakte fouten
- Een afgesproken inkoopnummer vergeten
- Een verkeerd of reeds gebruikt factuurnummer
- Bedragen die niet overeenkomen met de overeenkomst
- De factuur naar het verkeerde e-mailadres sturen
- Een gewijzigde betaalrekening niet zorgvuldig controleren
Checklist voor verzending
Wettelijke factuurgegevens
- Volledige naam en adres van jou en de klant
- Jouw btw-identificatienummer
- Jouw KvK-nummer als je bij de KvK bent ingeschreven
- Uniek en opeenvolgend factuurnummer
- Factuurdatum
- Leverdatum of relevante datum van vooruitbetaling
- Omschrijving en hoeveelheid/omvang
- Bedrag exclusief btw
- Btw-tarief en btw-bedrag waar van toepassing
Praktisch aanbevolen
- Afgesproken vervaldatum
- IBAN
- Inkoop- of projectnummer indien afgesproken
- Duidelijke PDF-bestandsnaam
- Kopie of digitaal origineel in je administratie
- Verzendbevestiging