De regels voor factuurnummers
De wettelijke basis voor factuurnummering is overzichtelijk:
Uniek — Elk factuurnummer mag maar één keer voorkomen.
Opeenvolgend — Gebruik opeenvolgende nummers voor je uitgereikte facturen.
Eén of meer reeksen — Je mag meerdere nummerreeksen gebruiken, bijvoorbeeld een aparte reeks per jaar of een logisch onderscheiden factuurstroom.
Controleerbaar — Zorg dat uit je administratie duidelijk blijkt welke factuur bij welk nummer hoort.
Een jaartal, maandnummer, letters of een bedrijfsafkorting in het factuurnummer zijn praktische keuzes en geen afzonderlijke wettelijke verplichting.
Welk formaat kies je?
| Formaat |
Voorbeeld |
Wanneer handig? |
| Jaar + volgnummer |
2026-001 |
Overzichtelijke jaarreeks |
| Doorlopend |
000148 |
Als je nummers over meerdere jaren laat doorlopen |
| Jaar + maand + nummer |
2026-04-012 |
Bij grotere aantallen facturen |
| Prefix + nummer |
UF-2026-001 |
Om verschillende documentreeksen te herkennen |
Het belangrijkste is dat de gebruikte nummering duidelijk, uniek en opeenvolgend wordt beheerd.
Zo stel je je nummering in
- Kies een herkenbare opbouw — je kunt bijvoorbeeld het jaartal, een bedrijfsafkorting of een andere vaste aanduiding gebruiken.
- Bepaal het startnummer — start bijvoorbeeld bij 001 of sluit aan op je bestaande administratie.
- Kies hoeveel cijfers je gebruikt — drie cijfers is voor veel kleine ondernemingen overzichtelijk, maar er bestaat geen algemene regel die dit verplicht.
- Laat automatisch doortellen — automatische nummering kan helpen voorkomen dat hetzelfde nummer twee keer wordt gebruikt.
Geef een concept bij voorkeur pas een definitief factuurnummer wanneer je de factuur daadwerkelijk uitreikt. Zo voorkom je onnodige administratieve afwijkingen.
Meerdere nummerreeksen
Het gebruik van meerdere nummerreeksen is toegestaan.
Je kunt bijvoorbeeld een afzonderlijke reeks gebruiken voor verschillende bedrijfsonderdelen of documentstromen. Zorg er wel voor dat iedere reeks duidelijk wordt beheerd en dat factuurnummers niet dubbel worden gebruikt.
Gebruik je zowel een spreadsheet als een facturatieprogramma, spreek dan duidelijk af welk systeem welke nummerreeks beheert.
Veelgemaakte fouten
Een nummer twee keer gebruiken
Hergebruik een reeds uitgegeven factuurnummer niet voor een andere factuur.
Nummering uit verschillende systemen niet afstemmen
Meerdere systemen kunnen prima worden gebruikt, maar zorg ervoor dat ze niet per ongeluk dezelfde nummers genereren.
Een afwijking niet documenteren
Ontdek je een afwijking in je factuurnummering, leg dan in je administratie vast hoe deze is ontstaan. De Belastingdienst verlangt opeenvolgende nummering, dus zorg dat je administratie zo controleerbaar mogelijk blijft.
Een bestaande factuur stilletjes hernummeren
Wijzig een verzonden factuur niet zonder duidelijke administratieve vastlegging. Is een correctie nodig, zorg dan voor een herleidbare correctie.
Correcties en creditfacturen
Een correctiefactuur of creditfactuur krijgt een eigen uniek nummer binnen één van je gebruikte nummerreeksen.
- Verwijs duidelijk naar de factuur waarop de correctie betrekking heeft.
- Gebruik niet opnieuw het nummer van de oorspronkelijke factuur voor een nieuw document.