Offerte maken: complete gids voor een professionele offerte (2026)

Welke gegevens horen op een offerte?

Een complete offerte voorkomt discussie achteraf en laat zien dat je professioneel werkt.

• Je bedrijfsgegevens — Bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-identificatienummer, zodat de klant weet met wie hij zaken doet.
• Gegevens van de klant — Volledige naam, contactpersoon en adres. Bij een zakelijke klant ook KvK- en btw-nummer.
• Offertenummer — Een uniek nummer waarmee je de offerte later terugvindt en kunt omzetten naar een factuur.
• Offertedatum en geldigheid — De datum van uitgifte en tot wanneer je prijzen geldig blijven, bijvoorbeeld 30 dagen.
• Omschrijving van het werk — Concreet wat je levert, in welke hoeveelheid en tegen welk tarief — plus wat er niet bij hoort.
• Bedragen en btw — Bedrag exclusief btw, het btw-tarief per regel, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw.

Welk btw-tarief gebruik je?

Vermeld altijd of je bedragen inclusief of exclusief btw zijn. Twijfel je over het tarief, controleer het dan voordat je de offerte verstuurt.

Tarief	Soort	Voorbeelden
21%	Algemeen tarief	Advies, ontwerp, bouw, software en de meeste zakelijke diensten.
9%	Verlaagd tarief	Werk aan woningen ouder dan twee jaar, catering, personenvervoer.
0%	Nultarief	Levering aan ondernemers in andere EU-landen en export buiten de EU.
Vrijgesteld	Geen btw	Onderwijs, zorg en verzekeringen; vermeld de reden op de offerte.

In 5 stappen een offerte opstellen

1. Vul je afzendergegevens in — Begin met je bedrijfsnaam, adres, KvK- en btw-nummer. Deze gegevens blijven bij elke volgende offerte hetzelfde.
2. Voeg je klant toe — Zet de juiste tenaamstelling op de offerte. Is de klant een bedrijf, vink dat aan en vul KvK- en btw-nummer in.
3. Stel offertenummer en geldigheid in — Gebruik automatische nummering met een vast voorvoegsel en geef aan tot welke datum je prijzen gelden.
4. Beschrijf je regels — Eén regel per onderdeel, met aantal en stuktarief. Subtotaal, btw en totaal worden automatisch berekend.
5. Controleer en download — Bekijk de live preview, voeg voorwaarden toe en download de offerte direct als PDF.

Offertenummering en geldigheidsduur

Werk met een vast formaat zoals OF-2026-001: een voorvoegsel, het jaartal en een oplopend volgnummer. Zo herken je in één oogopslag of een document een offerte of een factuur is, en kun je een geaccepteerde offerte eenvoudig koppelen aan het bijbehorende factuurnummer. Vermeld altijd een einddatum voor je aanbod, zodat prijsstijgingen bij leveranciers niet voor jouw rekening komen.

Voorwaarden en opvolging

Verwijs op de offerte naar je algemene voorwaarden en benoem expliciet wat buiten de opdracht valt, bijvoorbeeld extra revisierondes of reiskosten. Zet erbij hoe de klant kan accepteren en welke betaalafspraken gelden, zoals een aanbetaling bij grotere opdrachten. Volg daarna actief op: één telefoontje na een week levert vaak meer op dan een tweede mail.

Tip: bereken de btw over het subtotaal in plaats van per regel af te ronden. Zo sluit de geaccepteerde offerte exact aan op je latere factuur.