Offerte omzetten naar een factuur: van akkoord tot naar betaling

Wat neem je één op één over?

Zorg dat je klant de factuur naast de offerte kan leggen en dezelfde regels herkent.

• Omschrijvingen — Gebruik exact dezelfde regelteksten als in de offerte.
• Aantallen en tarieven — Zelfde stuktarieven en aantallen, tenzij anders afgesproken.
• Kortingen — Een toegezegde korting hoort ook op de factuur terug te komen.
• Btw-tarief — Hetzelfde tarief als in de offerte, tenzij de situatie wijzigde.
• Referentie — Vermeld het offertenummer als kenmerk op de factuur.
• Contactpersoon — Factureer aan de juiste afdeling of persoon binnen het bedrijf.

Wat verandert er wel?

Onderdeel	Op de offerte	Op de factuur
Nummer	Offertenummer	Uniek, opeenvolgend factuurnummer.
Datum	Offertedatum	Factuurdatum en leverdatum.
Geldigheid	Geldig tot-datum	Betaaltermijn en vervaldatum.
Actie	Akkoord geven	Betalen met factuurnummer als kenmerk.

Stap voor stap omzetten

• Leg het akkoord vast — Bewaar de akkoordmail of ondertekende offerte bij je administratie als bewijs van de opdracht.
• Neem de regels over — Vul in de factuurgenerator dezelfde regels in, of pas ze aan op wat er daadwerkelijk geleverd is.
• Verwerk meerwerk apart — Zet meerwerk op een aparte regel met een duidelijke omschrijving en verwijs naar de akkoordmail.
• Kies je factuurmoment — Factureer na oplevering, of in termijnen bij langere trajecten.
• Controleer en verstuur — Bekijk de preview, download de PDF en stuur hem met een korte begeleidende mail.

Verwijs in je factuurmail naar de offerte: 'Bijgaand de factuur voor offerte 2026-014, zoals akkoord gegeven op 3 maart.'

Deelfacturen en aanbetalingen

Bij grotere opdrachten is factureren in termijnen gebruikelijk: bijvoorbeeld vijftig procent bij aanvang en vijftig procent bij oplevering. Elke termijn wordt als afzonderlijke factuur verwerkt met een eigen factuurnummer. Pas daarbij de btw-behandeling toe die voor de betreffende prestatie of vooruitbetaling geldt.

Vermeld op elke deelfactuur welk deel van de opdracht het betreft en hoeveel er nog resteert. Op de slotfactuur breng je het restant in rekening en verwijs je naar de eerder verstuurde termijnfacturen, zodat het totaal aansluit op de offerte.