De verplichte gegevens
Elke factuur tussen ondernemers bevat de volgende gegevens:
- Je volledige naam — de statutaire naam of de naam waaronder je bij de Kamer van Koophandel staat, plus je handelsnaam als die afwijkt.
- Je adres — het feitelijke vestigingsadres, geen postbus als enige adres.
- Naam en adres van je klant — de officiële bedrijfsnaam, niet alleen de naam van je contactpersoon.
- Je btw-identificatienummer — bij fiscale eenheid het nummer van het onderdeel dat presteert.
- Je kvk-nummer.
- Factuurdatum — de datum waarop je de factuur opmaakt.
- Een uniek factuurnummer — gebruik opeenvolgende factuurnummers; elk factuurnummer mag maar één keer voorkomen en je mag één of meer nummerreeksen gebruiken.
- De datum van levering of dienst — of de periode waarop de dienst betrekking heeft.
- Aard en omvang — welke goederen of diensten, met aantal of aantal uren.
- Bedrag exclusief btw per tarief.
- Het btw-tarief — 0%, 9% of 21%.
- Het btw-bedrag per tarief.
- Het totaalbedrag inclusief btw.
Wat wettelijk niet verplicht is, maar wel verstandig
- IBAN en de naam van de rekeninghouder
- Betaaltermijn of uiterste betaaldatum
- Referentie of inkoopnummer van de klant
- Verwijzing naar je algemene voorwaarden
Bijzondere vermeldingen
| Situatie |
Verplichte vermelding |
| Btw verlegd, bijvoorbeeld onderaanneming bouw |
Btw verlegd plus btw-nummer van de afnemer |
| Levering aan ondernemer in ander EU-land |
0% en btw-nummers van beide partijen, intracommunautaire levering |
| Diensten aan EU-ondernemer |
Btw verlegd en btw-nummer afnemer |
| Export buiten de EU |
0% met verwijzing naar de uitvoer |
| Margeregeling gebruikte goederen |
Bijzondere regeling — gebruikte goederen, geen btw uitsplitsen |
| Kleineondernemersregeling |
Geen btw en geen btw-nummer op de factuur |
| Vrijgestelde prestatie |
Vermelding van de vrijstelling, bijvoorbeeld onderwijs of zorg |
Vereenvoudigde factuur
Bij een bedrag tot en met € 100 inclusief btw mag je een vereenvoudigde factuur uitreiken. Die bevat de factuurdatum, jouw identiteit, de aard van de geleverde prestatie en het te betalen btw-bedrag. Deze uitzondering geldt niet voor intracommunautaire leveringen en niet voor afstandsverkopen.
Factuurnummering
Voor uitgereikte facturen gebruik je opeenvolgende factuurnummers waarbij ieder factuurnummer maar één keer voorkomt. Je mag met één of meer nummerreeksen werken, bijvoorbeeld `2026-001`, `202601`, of een reeks per administratie zoals `NL-2026-014`. Hergebruik nummers niet en trek een factuur niet in door het nummer opnieuw te gebruiken; houd de nummering logisch en controleerbaar. Wil je een factuur ongedaan maken? Stuur een creditnota met een eigen nummer en een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.
Een creditnota is de nette manier om een verzonden factuur te corrigeren. Verwijderen of overschrijven maakt je nummering minder controleerbaar, en juist daar wordt bij een controle naar gekeken.
Gevolgen van een onjuiste factuur
- Je klant kan de btw niet aftrekken en zal terecht om een correctie vragen.
- Jij riskeert een naheffing als je te weinig btw hebt afgedragen, met rente.
- Boete — de Belastingdienst kan een verzuim- of vergrijpboete opleggen bij structureel onjuiste facturen.
- Betalingsvertraging — grote afnemers keuren onvolledige facturen automatisch af.
Elektronisch factureren
Een elektronische factuur is even rechtsgeldig als een papieren factuur, mits de authenticiteit en integriteit gewaarborgd zijn en de afnemer instemt met elektronische ontvangst. Die instemming mag stilzwijgend blijken uit het feit dat de klant de factuur verwerkt en betaalt. Voor opdrachten van de rijksoverheid is e-factureren via een gestandaardiseerd formaat verplicht.
Bewaren en aantoonbaar houden
De factuur is ook bewijsmateriaal. Bewaar het origineel zeven jaar (tien jaar bij onroerend goed) en zorg dat het bestand ongewijzigd en leesbaar blijft. Meer daarover in de gids over facturen bewaren.
Checklist rechtsgeldige factuur
- Volledige naam en adres van jou en je klant
- Btw-identificatienummer en kvk-nummer
- Uniek, opeenvolgend factuurnummer
- Factuurdatum en datum of periode van levering
- Duidelijke omschrijving met aantal of uren
- Bedrag exclusief btw per tarief
- Btw-tarief en btw-bedrag per tarief
- Totaalbedrag inclusief btw
- Bijzondere vermelding bij verlegging, EU-levering, marge of KOR
- Correctie uitsluitend via creditnota