Factuur maken als zzp'er: complete checklist voor starters

Geschreven door UwFactuurNu·Uitgever: UwFactuurNu·Laatst bijgewerkt op 9 september 2026

Je eerste opdracht is afgerond en nu moet je factureren. Als zzp'er ben je zelf verantwoordelijk voor de gegevens die je op je factuur zet, het gekozen btw-tarief en een duidelijke omschrijving van je werkzaamheden. Deze checklist helpt je bij een reguliere Nederlandse factuur. Voor onder meer de KOR, buitenlandse klanten, btw-verlegging en vrijgestelde prestaties kunnen aanvullende of afwijkende regels gelden.

Checklist voor je eerste factuur

Voor een reguliere btw-factuur zijn verschillende gegevens verplicht. Ontbreken verplichte gegevens, dan kan dat onder meer gevolgen hebben voor de btw-aftrek van je zakelijke klant.

Klantgegevens — Volledige naam of bedrijfsnaam en het volledige adres van je klant. Het KvK-nummer van de klant is bij een gewone Nederlandse factuur niet standaard verplicht. Het btw-identificatienummer van je klant is bij een reguliere Nederlandse factuur niet standaard verplicht. Het kan wel vereist zijn bij bijvoorbeeld btw-verlegging en bepaalde internationale transacties.

Uurtarief of vaste prijs?

Model	Wat zet je op de factuur?	Wanneer handig?
Uurtarief	Aantal uren × uurtarief per taak	Werk met wisselende omvang
Dagtarief	Aantal dagen × dagtarief	Langere trajecten
Vaste prijs	Omschrijving van de afgesproken prestatie	Duidelijk afgebakende opdracht
Strippenkaart	Afgenomen uren of diensten uit het tegoed	Terugkerende werkzaamheden

Zorg altijd dat uit de omschrijving voldoende duidelijk blijkt wat je hebt geleverd.

Zo maak je de factuur

1. Vul je afzendergegevens in

Gebruik je volledige bedrijfsgegevens. Vermeld je btw-identificatienummer en, wanneer je bij de KvK bent ingeschreven, je KvK-nummer.

2. Voeg je opdrachtgever toe

Factureer op de juiste volledige naam of bedrijfsnaam en vermeld het adres van je opdrachtgever. Een KvK-nummer van de opdrachtgever hoef je bij een reguliere Nederlandse factuur niet standaard op te nemen. Het btw-identificatienummer vul je in wanneer dat voor de betreffende btw-regeling of internationale transactie nodig is.

3. Specificeer je werk

Gebruik bijvoorbeeld één regel per taak, periode, product of dienst. Noem waar relevant het aantal uren, aantal stuks of een andere duidelijke omvang.

4. Kies het btw-tarief

Voor veel zzp-diensten geldt het algemene tarief van 21%, maar voor bepaalde prestaties geldt een ander tarief of een vrijstelling.

Doe je mee aan de KOR, dan bereken je geen btw. Maak je een factuur, vermeld dan dat een btw-vrijstelling van toepassing is.

5. Controleer, download en verstuur

Controleer je factuurnummer, klantgegevens, bedragen, btw en omschrijving voordat je de factuur als PDF verstuurt.

Vermeld daarnaast bij voorkeur een duidelijke betaaltermijn en je betaalgegevens. Een termijn van bijvoorbeeld 14 of 30 dagen kan praktisch zijn, maar maak hierover bij voorkeur vooraf afspraken met je opdrachtgever.

Administratie en bewaarplicht

Bewaar verstuurde en ontvangen facturen gedurende de toepasselijke fiscale bewaartermijn. Voor de meeste facturen is dat 7 jaar; voor bepaalde gegevens geldt 10 jaar.

Je mag zelf bepalen hoe je je administratie praktisch organiseert, zolang deze volledig, controleerbaar en gedurende de bewaartermijn toegankelijk blijft.

Bij je btw-administratie houd je bij hoeveel btw je verschuldigd bent en hoeveel voorbelasting je volgens de btw-regels mag aftrekken. Niet iedere btw die je zelf betaalt is automatisch aftrekbaar.

Veelgestelde vragen

Moet mijn KvK-nummer op de factuur?

Ben je bij de Kamer van Koophandel ingeschreven, dan vermeld je je KvK-nummer op een reguliere factuur waarvoor de standaard factuureisen gelden. Ook je btw-identificatienummer behoort bij een reguliere btw-factuur tot de gegevens van de leverancier.

Wat als ik nog geen btw-identificatienummer heb?

Wanneer je btw-identificatienummer volgens de factuureisen op je factuur moet staan, is het verstandig te wachten totdat je dit nummer hebt ontvangen voordat je een definitieve zakelijke factuur uitreikt. Laat btw niet zonder geldige reden weg. Twijfel je over jouw situatie, controleer dan de actuele regels bij de Belastingdienst.

Mag ik factureren zonder btw onder de KOR?

Doe je daadwerkelijk mee aan de KOR, dan bereken je geen btw aan je klant. Stuur je een factuur, vermeld dan dat een btw-vrijstelling van toepassing is.

Hoe specificeer ik mijn uren?

Je kunt per taak, periode of week aangeven hoeveel uren je hebt gewerkt, tegen welk tarief en waarop de werkzaamheden betrekking hadden. Zorg dat de geleverde dienst voldoende duidelijk is omschreven.

Direct je factuur maken?

Start met factureren