Uurtarief bepalen als zzp'er: positionering en prijsstrategie

Een uurtarief kun je berekenen en je kunt het bepalen. Dat zijn twee verschillende taken.

De berekening vertelt welk tarief je ongeveer nodig hebt om je inkomen, zakelijke kosten en niet-declarabele tijd te financieren. Dat vormt je economische ondergrens.

Daarna begint de prijsstrategie: wat is jouw dienstverlening waard in de markt, welke klanten wil je aantrekken en welk risico of resultaat neem je over?

Dit artikel gaat over die tweede stap. Voor de rekenformule is er een apart artikel: Uurtarief berekenen als zzp'er.

Begin met je ondergrens, niet met je concurrent

Stel dat uit je eigen berekening blijkt dat je minimaal € 75 per declarabel uur nodig hebt.

Als drie concurrenten € 55 vragen, maakt dat jouw kosten niet lager.

Je hebt dan vier mogelijke conclusies:

1. je kostenstructuur is te zwaar;

2. je haalt te weinig declarabele uren;

3. je richt je op een marktsegment met te lage prijzen;

4. je dienstverlening moet sterker worden gepositioneerd.

"Dan vraag ik ook € 55" is geen analyse.

Marktprijs bestaat niet uit één getal

Voor vrijwel ieder beroep zie je een bandbreedte.

Een algemene uitvoerder kan een ander tarief vragen dan iemand die:

• specialistische kennis heeft;
• aantoonbaar sneller werkt;
• verantwoordelijkheid voor een kritisch onderdeel draagt;
• schaarse certificering heeft;
• buiten kantoortijden beschikbaar moet zijn;
• rechtstreeks aan directie of management adviseert;
• grote financiële gevolgen helpt voorkomen.

Vergelijk jezelf daarom alleen met aanbieders die een vergelijkbaar probleem voor een vergelijkbaar type klant oplossen.

Klantsegment bepaalt prijsdruk

Dezelfde dienst kan voor verschillende klanten een andere economische waarde hebben.

Een procesverbetering die een kleine ondernemer twee uur per maand bespaart heeft een andere waarde dan dezelfde verbetering bij een organisatie met twintig administratieve medewerkers.

Denk bij prijsstrategie daarom in segmenten:

• starters;
• klein mkb;
• grotere bedrijven;
• non-profit;
• overheid;
• gespecialiseerde niches.

Je hoeft niet voor iedereen dezelfde klantpropositie te hebben.

Specialisatie maakt vergelijken moeilijker

"Webdeveloper" is breed.

"Developer die complexe factuurprocessen voor Nederlandse bouwbedrijven automatiseert" is specifieker.

Hoe duidelijker je specialisatie, hoe minder een klant je alleen op tarief kan vergelijken.

Specialisatie kan bestaan uit:

• branche;
• technologie;
• type probleem;
• doelgroep;
• snelheid;
• risicobeheersing;
• certificering;
• combinatie van kennisgebieden.

Kies een specialisatie die je werkelijk kunt aantonen. Marketingclaims zonder bewijs helpen niet.

Waarde is niet hetzelfde als tijd

Een ervaren specialist kan een probleem in twee uur oplossen waar een ander twintig uur voor nodig heeft.

Een puur uurtarief beloont die efficiëntie niet altijd.

Daarom kunnen andere prijsmodellen passend zijn:

• vaste projectprijs;
• dagtarief;
• abonnement;
• retainer;
• pakketprijs;
• prijs per resultaat of deliverable waar dat verantwoord is.

Het uurtarief blijft wel nuttig als interne rekeneenheid.

Wanneer is een hoger tarief verdedigbaar?

Een tariefstijging is sterker wanneer daar één of meer zakelijke redenen voor zijn:

• je agenda zit structureel vol;
• je levert aantoonbaar betere resultaten;
• je hebt een specialisatie ontwikkeld;
• je neemt meer verantwoordelijkheid;
• je kosten zijn structureel gestegen;
• je aanbod bevat meer waarde;
• je doelgroep is veranderd.

"Alles wordt duurder" kan waar zijn, maar is zelden de enige overtuigende reden.

Nieuwe klanten en bestaande klanten

Bij nieuwe klanten kun je direct met je actuele tarief werken.

Bij bestaande klanten vraagt een verhoging meer aandacht:

1. controleer lopende afspraken;

2. kondig tijdig aan;

3. noem ingangsdatum;

4. leg het nieuwe tarief duidelijk vast;

5. geef aan welke lopende opdrachten nog onder het oude tarief vallen.

Vermijd een lange verdediging. Een zakelijke prijswijziging mag zakelijk worden gecommuniceerd.

Gebruik drie tariefniveaus

Voor interne besluitvorming kan een model met drie niveaus helpen:

Ondergrens

Het tarief waaronder je structureel je financiële doel niet haalt.

Doeltarief

Het tarief dat past bij je huidige positionering en gewenste marge.

Premiumtarief

Tarief voor schaarse capaciteit, spoed, hoog risico of specialistische inzet.

Dit voorkomt dat je in ieder verkoopgesprek opnieuw moet bedenken wat je "ongeveer" wilt vragen.

Kortingen alleen met een tegenprestatie

Een korting zonder verandering in scope verlaagt vooral je marge.

Als je korting geeft, koppel er iets aan:

• langere contractduur;
• grotere afname;
• vooruitbetaling;
• flexibelere planning;
• minder correctierondes;
• beperktere scope.

Zo verandert niet alleen de prijs, maar ook de commerciële deal.

Spoed en beschikbaarheid

Spoedwerk blokkeert vaak andere planning. Een hoger tarief kan daarom logisch zijn.

Definieer vooraf:

• wat onder spoed valt;
• welke responstijd je biedt;
• welke toeslag geldt;
• of bestaande klanten voorrang krijgen.

Zonder duidelijke definitie wordt "spoed" al snel ieder verzoek van vandaag.

Uurtarief in offerte en factuur

Spreek bij werk op uurbasis duidelijk af:

• tarief exclusief btw;
• welke activiteiten declarabel zijn;
• afrondingseenheid, bijvoorbeeld 15 minuten;
• reistijd;
• eventuele minimumafname;
• meldmoment bij overschrijding van de raming.

Op de factuur zet je vervolgens hoeveelheid, tarief en een duidelijke omschrijving van de geleverde dienst.

Analyseer ieder kwartaal

Kijk niet alleen naar je tarief, maar naar:

• bezettingsgraad;
• declarabele uren;
• omzet per klant;
• gemiddelde projectmarge;
• hoeveelheid acquisitietijd;
• hoeveelheid herstel- of meerwerk;
• prijsbezwaren van prospects.

Een laag tarief met een volle agenda kan minder gezond zijn dan een hoger tarief met iets meer vrije capaciteit.

Signalen dat je tarief niet klopt

Te laag:

• agenda structureel vol;
• bijna niemand onderhandelt;
• weinig ruimte voor opleiding of ziekte;
• veel werk, weinig financiële reserve.

Te hoog voor je huidige positionering:

• veel passende leads maar bijna geen conversie;
• klanten begrijpen het verschil met goedkopere aanbieders niet;
• portfolio en propositie onderbouwen de premiumprijs onvoldoende.

Tarief en positionering moeten elkaar ondersteunen.

Conclusie

Je kostprijs voorkomt dat je jezelf onderbetaalt. Je positionering bepaalt hoeveel ruimte boven die kostprijs ontstaat.

Bereken dus eerst je economische ondergrens, kies daarna bewust welke klanten en problemen bij je aanbod passen en toets je tarief aan echte verkoopdata.

Niet "wat vraagt een andere zzp'er?" maar "welke waarde lever ik, aan wie, met welk risico en welke schaarste?" is de betere prijsstrategie.