Uurtarief berekenen als zzp'er: formule en rekenvoorbeeld

Een goed uurtarief begint niet bij wat een collega rekent, maar bij je eigen cijfers.

Je onderneming moet met declarabele uren genoeg omzet verdienen voor:

• het inkomen dat je nodig hebt;
• zakelijke kosten;
• vrije dagen;
• ziekte en uitval;
• niet-declarabele werkzaamheden;
• investeringen en buffers.

Daarom is de simpele formule "gewenst maandloon gedeeld door 160 uur" voor een zzp'er meestal te optimistisch.

De basisformule

Gebruik als startpunt:

Daarna:

Dit is je financiële rekentarief exclusief btw.

Het is nog niet automatisch je marktprijs. Daarvoor kijk je daarna naar positionering en vraag.

Stap 1: bepaal je gewenste ondernemersinkomen

Gebruik een bedrag vóór je privé-uitgaven, zodat je zakelijke model overzichtelijk blijft.

Denk aan wat je uit de onderneming beschikbaar wilt hebben voor:

• wonen en leven;
• belasting;
• pensioenopbouw;
• verzekeringen;
• sparen;
• privébuffer.

Het doel is niet om hier een perfecte inkomstenbelastingberekening te maken. Je wilt een realistisch winstdoel voor de onderneming.

Voorbeeld:

Gewenst ondernemersinkomen: € 55.000 per jaar.

Stap 2: tel zakelijke kosten op

Maak een jaarbegroting.

Denk aan:

• software;
• hosting;
• apparatuur;
• verzekeringen;
• boekhouder;
• bank;
• marketing;
• scholing;
• vervoer;
• werkplek;
• abonnementen;
• beroepskosten.

Voorbeeld:

Zakelijke kosten: € 12.000 per jaar.

Nu heb je € 67.000 nodig vóór extra buffer.

Stap 3: voeg buffer en investeringsruimte toe

Een onderneming met precies nul ruimte voor tegenvallers is kwetsbaar.

Reserveer bijvoorbeeld voor:

• vervanging laptop of gereedschap;
• rustige maanden;
• ziekte;
• debiteuren die later betalen;
• opleiding;
• groei;
• onverwachte kosten.

Voorbeeld:

Buffer/investeringsruimte: € 6.000.

Totale benodigde omzet:

€ 55.000 + € 12.000 + € 6.000 = € 73.000.

Stap 4: bereken je beschikbare werkuren

Een kalenderjaar heeft 52 weken. Maar niet iedere week is een volledige werkweek.

Maak een eigen planning, bijvoorbeeld:

• 52 kalenderweken;
• 5 weken vakantie;
• 2 weken ruimte voor ziekte/onvoorzien;
• 45 werkweken over.

Bij 40 uur per week:

45 × 40 = 1.800 beschikbare werkuren.

Maar dat zijn nog geen declarabele uren.

Stap 5: trek niet-declarabele tijd af

Van die 1.800 uur gaan bijvoorbeeld af:

• acquisitie;
• offertes;
• administratie;
• facturatie;
• opleiding;
• website/marketing;
• intern overleg;
• netwerkactiviteiten;
• niet-doorbelaste reistijd.

Stel dat dit samen 600 uur is.

Dan blijven 1.200 declarabele uren over.

Stap 6: reken je tarief uit

Benodigde omzet: € 73.000 Declarabele uren: 1.200

€ 73.000 / 1.200 = € 60,83

Je rekentarief is dan afgerond minimaal ongeveer € 61 per uur exclusief btw.

Dat is nog zonder extra commerciële marge.

Waarom declarabele uren zo belangrijk zijn

Gebruik hetzelfde omzetdoel met drie scenario's:

Het verschil is groot.

Daarom is een goede urenregistratie belangrijker dan een extreem nauwkeurige kostenraming. Als je 300 uur minder kunt factureren dan gedacht, verandert je tarief veel sterker.

Werk met een bezettingspercentage

Je kunt declarabele uren ook vanuit bezetting berekenen.

Stel:

• 1.800 beschikbare uren;
• 65% declarabel.

Dan:

1.800 × 65% = 1.170 declarabele uren.

Gebruik je historische urenregistratie om dit percentage ieder kwartaal realistischer te maken.

Btw hoort niet in je inkomen

Je tarief communiceer je bij zakelijke klanten meestal exclusief btw als btw van toepassing is.

Bijvoorbeeld:

Uurtarief: € 80 21% btw: € 16,80 Factuurbedrag per uur incl. btw: € 96,80

Die € 16,80 is geen extra omzet voor je winstberekening. Je verwerkt btw afzonderlijk in je btw-administratie.

Gebruik je de KOR of geldt een andere btw-behandeling, dan kan de factuur anders zijn.

Rekenen met productiviteit

Stel dat een ervaren specialist hetzelfde resultaat in 5 uur levert waar een starter 12 uur over doet.

Alleen op uurbasis verdient de specialist mogelijk minder totaal voor een waardevollere prestatie.

Gebruik je uurtarief daarom als financiële ondergrens en calculatie-eenheid. Voor voorspelbare werkzaamheden kan een vaste projectprijs commercieel beter passen.

Vaste prijs terugrekenen naar effectief tarief

Projectprijs: € 3.000 Werkelijke tijd: 30 uur

Effectief tarief: € 100 per uur.

Wordt de werkelijke tijd 60 uur, dan daalt het effectief tarief naar € 50.

Houd daarom ook bij vaste prijzen uren bij.

Vergeet risico niet

Je rekentarief bevat je normale bedrijfsmodel. Sommige opdrachten vragen extra marge vanwege:

• hoge aansprakelijkheid;
• spoed;
• onzeker scope;
• veel overleg;
• last-minute planning;
• lange betalingstermijn;
• specialistische capaciteit.

Die risico's kunnen reden zijn om boven je basistarief te prijzen of andere contractvoorwaarden te gebruiken.

Hoe controleer je of je tarief werkt?

Bereken ieder kwartaal:

Omzet / werkelijk declarabele uren = gerealiseerd gemiddeld tarief

Vergelijk dat met je doel.

Kijk daarnaast naar:

• winst;
• niet-declarabele uren;
• openstaande facturen;
• kostenontwikkeling;
• bezettingsgraad.

Een hoog lijsttarief helpt weinig als je structureel veel onbetaald meerwerk doet.

Wanneer herberekenen?

Doe minimaal jaarlijks een volledige berekening en tussentijds bij grote veranderingen, zoals:

• andere werkweek;
• hogere verzekeringskosten;
• nieuwe werkruimte;
• veel minder declarabele uren;
• personeel of inhuur;
• grote investering;
• gewijzigde privé-inkomensbehoefte.

Van berekening naar marktprijs

Heb je je ondergrens berekend? Lees daarna Je uurtarief bepalen.

Daar gaat het om de commerciële laag: doelgroep, specialisatie, waarde, schaarste en tariefverhogingen.

De twee artikelen vullen elkaar aan zonder hetzelfde te doen:

berekenen = wat heb je minimaal nodig? bepalen = wat is je aanbod in de markt waard?

Rekencheck

• [ ] gewenst ondernemersinkomen bepaald;
• [ ] alle zakelijke jaarkosten begroot;
• [ ] buffer toegevoegd;
• [ ] vrije weken ingepland;
• [ ] niet-declarabele uren geschat;
• [ ] declarabele uren conservatief gekozen;
• [ ] tarief exclusief btw berekend;
• [ ] scenario met minder declarabele uren getest.

Gebruik liever een iets conservatievere ureninschatting dan een model dat alleen werkt als ieder uur van het jaar perfect factureerbaar is.