Een verzonden factuur maakt deel uit van je administratie. Ontdek je later een fout, dan wil je een correctiespoor dat voor jou, je klant en een eventuele controle duidelijk blijft.
Een veelgebruikte oplossing is een creditnota of creditfactuur. Daarmee verlaag je een eerder gefactureerd bedrag geheel of gedeeltelijk. Daarna kun je, als dat nodig is, een nieuwe juiste factuur uitreiken.
Wanneer gebruik je een creditnota?
Een creditnota kan passend zijn wanneer:
- te veel uren of aantallen zijn gefactureerd;
- een opdracht geheel of gedeeltelijk vervalt;
- je achteraf een prijsvermindering geeft;
- een verkeerd btw-tarief is toegepast;
- de factuur naar de verkeerde juridische entiteit is gestuurd;
- een product of dienst wordt teruggedraaid;
- je een eerder factuurbedrag geheel wilt neutraliseren.
Is de fout alleen administratief en verandert het te betalen bedrag niet, beoordeel dan welke correctievorm passend is. Zorg in alle gevallen dat de aangepaste factuur naar de oorspronkelijke factuur verwijst en dat je administratie het verloop laat zien.
Verwijder de oorspronkelijke factuur niet
Het lijkt eenvoudig om een pdf te openen, de fout te herstellen en hetzelfde factuurnummer opnieuw te sturen. Daarmee creëer je echter twee versies met hetzelfde nummer en onduidelijkheid over wat oorspronkelijk is uitgereikt.
Bewaar de oorspronkelijke factuur en leg de correctie afzonderlijk vast.
Dat sluit ook beter aan op de eis dat ieder factuurnummer maar één keer voorkomt.
Wat staat op een creditnota?
Een creditnota moet voldoende informatie bevatten om duidelijk te maken wat wordt gecorrigeerd.
Neem in ieder geval op:
- jouw volledige naam en adres;
- jouw btw-identificatienummer;
- jouw KvK-nummer als je bij de KvK bent ingeschreven;
- naam en volledig adres van de klant;
- een eigen uniek factuurnummer uit één van je opeenvolgende reeksen;
- datum van de creditnota;
- duidelijke verwijzing naar de oorspronkelijke factuur;
- omschrijving van de correctie;
- de bedragen die worden verminderd;
- het relevante btw-tarief en btw-bedrag als btw van toepassing is.
Het btw-identificatienummer of KvK-nummer van de klant is bij een gewone Nederlandse factuur niet standaard altijd verplicht. Bij bijzondere situaties, zoals btw-verlegging, kunnen aanvullende gegevens nodig zijn.
Een eenvoudige gedeeltelijke creditnota
Stel dat je op factuur `2026-041` 10 uur hebt gefactureerd, terwijl na overleg blijkt dat 2 uur niet in rekening worden gebracht.
Dan kan de creditnota bijvoorbeeld verwijzen naar:
Correctie factuur 2026-041 – 2 uur advies
Vervolgens vermeld je het negatieve bedrag en de bijbehorende btw-correctie.
De oorspronkelijke factuur blijft bestaan; de creditnota verlaagt het openstaande saldo.
Volledig crediteren en opnieuw factureren
Bij grotere fouten is een volledige creditering vaak overzichtelijker.
Bijvoorbeeld:
- oorspronkelijke factuur: € 1.000 exclusief btw;
- creditnota: -€ 1.000 exclusief btw;
- nieuwe correcte factuur: € 850 exclusief btw.
De nieuwe factuur krijgt een nieuw uniek factuurnummer.
Dit maakt voor beide administraties duidelijk welke bedragen uiteindelijk gelden.
De btw-correctie
Een creditnota heeft meestal ook gevolgen voor de btw.
Leg de creditnota op dezelfde manier vast als een gewone verkoopfactuur, maar met de negatieve bedragen. In welk aangiftetijdvak de correctie precies wordt verwerkt hangt af van de situatie en het moment waarop de correctie plaatsvindt.
Als je een fout in een eerdere btw-aangifte ontdekt, gelden daarnaast de correctieregels voor btw-aangiftes. Gaat het per saldo om een btw-correctie van maximaal € 1.000, dan verwerk je die correctie in je eerstvolgende btw-aangifte bij de rubriek waar het bedrag normaal thuishoort. Gaat het om meer dan € 1.000, dan moet je de eerdere aangifte corrigeren met een Suppletie btw. Dien een verplichte suppletie zo snel mogelijk in en, wanneer je meer dan € 1.000 te veel of te weinig btw hebt aangegeven, uiterlijk binnen 8 weken nadat je de fout hebt ontdekt.
Behandel de factuurcorrectie en de aangiftecorrectie dus als twee gekoppelde, maar afzonderlijke administratieve stappen.
Wat als de klant al heeft betaald?
Is het oorspronkelijke bedrag al betaald, dan zijn er twee gebruikelijke opties:
- je betaalt het gecrediteerde bedrag terug;
- je verrekent het met een volgende factuur als daar duidelijke overeenstemming over bestaat.
Leg vast welke oplossing is gekozen en zet bij een verrekening op beide administraties voldoende verwijzingen.
Een creditnota bij btw-verlegging
Ook bij een oorspronkelijke factuur met btw-verlegging moet de correctie dezelfde fiscale behandeling volgen voor zover dezelfde transactie wordt teruggedraaid.
Zet dus niet ineens 0% btw op de creditnota als de oorspronkelijke prestatie onder "btw verlegd" viel. Gebruik de correcte vermelding en verwijs naar de oorspronkelijke factuur.
Een creditnota onder de KOR
Doe je mee aan de KOR en heb je een factuur zonder btw uitgereikt waarop de vrijstelling is vermeld, dan bevat ook de bijbehorende correctie geen regulier btw-bedrag.
Zorg dat de reden voor de afwezigheid van btw consistent blijft.
Nummering van creditnota's
Je mag één of meer nummerreeksen gebruiken. Je kunt creditnota's bijvoorbeeld in dezelfde reeks opnemen of een afzonderlijke logisch opgebouwde reeks gebruiken.
Belangrijk is dat ieder nummer uniek is en dat de reeks controleerbaar blijft.
Voorbeelden:
- `2026-041` gewone factuur;
- `2026-042` creditnota;
- `2026-043` nieuwe factuur.
Of met een afzonderlijke reeks:
- `2026-F-041`;
- `2026-C-006`.
Kies een systeem dat je consequent kunt volgen.
Bewaren
Creditnota's en de bijbehorende correspondentie horen bij je administratie. Bewaar ze samen met de oorspronkelijke factuur of zorg voor digitale koppelingen waarmee je het volledige correctiespoor kunt tonen.
Voor fiscale basisgegevens geldt doorgaans de bewaartermijn van 7 jaar; voor bepaalde gegevens gelden langere termijnen.
Checklist creditnota
- [ ] oorspronkelijke factuur blijft bewaard;
- [ ] creditnota heeft eigen uniek nummer;
- [ ] oorspronkelijke factuur wordt duidelijk genoemd;
- [ ] reden en bedrag van de correctie zijn duidelijk;
- [ ] btw-behandeling sluit aan op de oorspronkelijke prestatie;
- [ ] betaal- of verrekenafspraak is vastgelegd;
- [ ] btw-aangifte wordt zo nodig gecorrigeerd.