Factuurnummers kiezen: welke nummerreeks past bij jouw administratie?

Een factuurnummer moet uniek zijn en onderdeel zijn van een opeenvolgende nummerreeks. Je mag daarbij één of meer reeksen gebruiken. De wet schrijft geen vast nummerformaat voor.

Je kunt dus prima werken met `2026-001`, `F2026-001`, `000148` of `PROJECTA-2026-001`, zolang je administratie duidelijk blijft en de nummering binnen de gebruikte reeks opeenvolgend en uniek is.

Facturen moeten opeenvolgend worden genummerd binnen één of meer nummerreeksen en ieder factuurnummer mag maar één keer voorkomen. Ontstaat er een afwijking in je nummering, zorg dan dat uit je administratie duidelijk blijkt wat er is gebeurd.

Zoek je de volledige fiscale regels rond factuurnummering? Die staan in de uitgebreide gids over factuurnummering. Dit artikel gaat over de praktische keuze: welk nummerformaat past bij jouw administratie?

Welke factuurnummerstructuur kun je gebruiken?

Het formaat zelf is niet het belangrijkste. De reeks moet logisch, opeenvolgend en uniek blijven.

Jaar + volgnummer

Je ziet direct bij welk boekjaar een factuur hoort en je begint ieder jaar met een schone teller.

Doorlopende nummering

Eenvoudig en geschikt als je liever één nummerreeks door laat lopen. Het nadeel is dat het jaar niet direct uit het factuurnummer af te lezen is.

Kun je van nummerstructuur wisselen?

Je kunt een nummerstructuur aanpassen, maar leg duidelijk vast vanaf welk factuurnummer je de nieuwe werkwijze gebruikt. Zorg dat de overgang logisch en controleerbaar blijft en dat reeds gebruikte factuurnummers niet opnieuw worden gebruikt.

Een wijziging van je nummerformaat betekent op zichzelf niet dat je btw-aangifte fout is. Het gaat erom dat je administratie navolgbaar blijft.

Mag je ieder jaar opnieuw bij 001 beginnen?

Ja, dat kan wanneer het jaar onderdeel is van het factuurnummer of wanneer je anderszins met een duidelijke aparte reeks werkt.

Bijvoorbeeld `2026-001` en `2026-002`, en in het nieuwe jaar `2027-001` en `2027-002`. Ieder volledig factuurnummer blijft daarmee uniek.

Je kunt er ook voor kiezen om één doorlopende reeks over meerdere jaren te gebruiken. Beide werkwijzen kunnen praktisch werken.

Mag je meerdere factuurnummerreeksen gebruiken?

De Belastingdienst staat één of meer opeenvolgende reeksen toe. Meerdere reeksen kunnen bijvoorbeeld bruikbaar zijn bij:

• verschillende administratiestromen;
• verschillende vestigingen;
• afzonderlijke document- of factuurstromen.

Gebruik meerdere reeksen alleen als je administratie daardoor duidelijk blijft. Willekeurige extra reeksen zonder herkenbare logica maken je administratie juist onoverzichtelijk.

Wat als er een nummer ontbreekt?

Ontstaat er een afwijking of een gat in je nummerreeks, zorg dan dat je administratie verklaart wat er is gebeurd. Denk aan situaties als:

• een concept heeft nooit tot een definitieve factuur geleid;
• een systeem heeft een nummer gereserveerd;
• een technische fout is geregistreerd.

Hergebruik niet zomaar een eerder gereserveerd of gebruikt nummer en maak een interne notitie, zodat later duidelijk blijft waarom het nummer ontbreekt.

Wat doe je bij een verkeerd factuurnummer?

Een verzonden factuur verander je niet stilletjes achteraf in je administratie. Welke correctiemethode nodig is, hangt af van de fout.

Soms is een creditfactuur of een andere corrigerende factuur nodig. Geef zo'n document een eigen nieuw factuurnummer en verwijs naar de oorspronkelijke factuur wanneer dat relevant is. Hoe dat werkt lees je in de gids over de creditfactuur en in het artikel over een creditnota maken.

Wanneer geef je een factuurnummer?

Ken een definitief factuurnummer bij voorkeur pas toe wanneer een document daadwerkelijk als factuur wordt uitgegeven.

Gebruik voor concepten bijvoorbeeld de aanduiding `CONCEPT`, zonder dat het document onderdeel wordt van je definitieve factuurnummerreeks. Reserveert je factuurprogramma technisch al eerder een nummer, zorg dan dat uit de administratie duidelijk blijkt wat met een niet-gebruikte reservering is gebeurd.

Overstappen naar een ander factuurprogramma

Bij een overstap hoef je niet opnieuw bij 001 te beginnen. Je kunt aansluiten op het laatst gebruikte nummer:

Oud systeem: `2026-047`

Nieuw systeem: `2026-048`

Je kunt ook een duidelijk nieuwe reeks starten, bijvoorbeeld `NEW-2026-001`, mits deze werkwijze binnen je administratie logisch en uniek blijft.

Werk bij een overstap deze stappen af:

1. Noteer het laatste factuurnummer uit je oude systeem.

2. Bewaar de oude facturen en de bijbehorende administratie.

3. Controleer dat geen enkel nummer dubbel kan voorkomen.

4. Test de automatische nummering voordat je de eerste nieuwe factuur verstuurt.

Welke nummerstructuur past bij jou?

• Je verstuurt weinig facturen. Kies `2026-001`.
• Je wilt één reeks door laten lopen. Kies `000001`.
• Je werkt met meerdere herkenbare stromen. Gebruik bijvoorbeeld `CONS-2026-001` en `SHOP-2026-001`, maar alleen wanneer je deze afzonderlijke reeksen administratief duidelijk bijhoudt.
• Je stapt over van software. Sluit aan op het laatst gebruikte nummer of start aantoonbaar een nieuwe herkenbare reeks.

Wil je zien welke gegevens er verder op je factuur horen? Bekijk dan de gids over een factuur maken.

Veelgemaakte fouten bij factuurnummers