Sneller betaald worden: 9 oorzaken waardoor je factuur vertraging oploopt

Een factuur kan inhoudelijk correct zijn en toch dagen of weken blijven liggen. Vooral bij grotere klanten doorloopt een factuur meerdere stappen: ontvangst, registratie, controle, goedkeuring en uiteindelijk de betaalrun.

Vertraging ontstaat daarom niet altijd doordat een klant niet wil betalen. Een verkeerd e-mailadres, een ontbrekend inkoopnummer of een onduidelijke factuurregel kan al voldoende zijn om het proces stil te zetten.

In dit artikel behandelen we negen veelvoorkomende oorzaken van interne vertraging en hoe je ze vóór verzending voorkomt.

1. De factuur gaat naar de verkeerde persoon

De contactpersoon voor de opdracht is niet altijd dezelfde persoon of afdeling die facturen verwerkt. Een factuur die in een persoonlijke mailbox blijft hangen, komt vaak pas laat bij de administratie terecht.

Vraag daarom bij de opdracht al na:

• welk e-mailadres voor facturen wordt gebruikt;
• of er een aparte crediteurenadministratie is;
• of facturen via een leveranciersportaal moeten worden ingediend;
• wie je kunt benaderen bij vragen over de verwerking.

Sommige organisaties gebruiken een centraal adres, andere werken met een portaal of een vaste behandelaar. Ga er niet vanuit dat een standaardadres bestaat: vraag het na.

Meer over verzendkanalen lees je in de gids factuur versturen.

2. Het inkoopnummer of de projectreferentie ontbreekt

Sommige klanten hebben voor hun interne verwerking specifieke gegevens nodig, zoals:

• een purchase order- of PO-nummer;
• een inkoopnummer;
• een projectnummer;
• een kostenplaats;
• een afdelingscode.

Deze gegevens zijn niet automatisch wettelijke factuureisen, maar kunnen wel onderdeel zijn van de gemaakte afspraken of van de interne verwerking bij de klant. Ontbreekt zo'n referentie, dan kan de factuur worden geparkeerd tot die is aangeleverd.

Vraag deze gegevens al bij het aannemen van de opdracht op, zodat je ze direct op de factuur kunt zetten.

3. De factuur staat op de verkeerde juridische entiteit

Een organisatie kan uit meerdere bv's, handelsnamen of vestigingen bestaan. Een factuur die op de verkeerde rechtspersoon staat, kan intern worden teruggestuurd of geblokkeerd omdat de administratie hem niet aan een budget of contract kan koppelen.

Controleer vóór verzending:

• de officiële bedrijfsnaam;
• het factuuradres;
• eventueel de KvK-gegevens;
• welke rechtspersoon feitelijk je opdrachtgever is.

4. De klant kan niet controleren waarvoor hij betaalt

Een goedkeurder wil kunnen zien waar een bedrag vandaan komt. Een vage regel leidt tot navraag, en navraag kost dagen.

Vergelijk:

Een controleerbare omschrijving kan interne goedkeuring eenvoudiger maken. Dat betekent niet dat je altijd uren en tarieven afzonderlijk moet vermelden: bij een vaste prijs of een afgesproken projectbedrag past een heldere omschrijving van de geleverde prestatie beter.

5. Factuur en offerte sluiten niet op elkaar aan

Interne goedkeurders vergelijken factuur, offerte en inkooporder vaak met elkaar. Wijkt er iets af, dan gaat de factuur terug voor uitleg.

Veelvoorkomende afwijkingen:

• een ander bedrag dan in de offerte;
• een andere omschrijving;
• meerwerk zonder referentie of akkoord;
• een afgesproken korting die ontbreekt;
• een verkeerde periode;
• een verkeerde hoeveelheid.

Wijkt de factuur bewust af, leg de reden dan kort vast op de factuur en vermeld een relevante offerte-, order- of projectreferentie. In de gids offerte omzetten naar factuur lees je hoe je die aansluiting bewaakt.

6. De betalingsinformatie is onduidelijk

Praktische gegevens maken de verwerking eenvoudiger:

• je IBAN;
• de tenaamstelling van de rekening;
• het factuurnummer als betalingskenmerk;
• de afgesproken betaaltermijn;
• een concrete vervaldatum.

Deze informatie is praktisch belangrijk voor betaling, maar heeft niet allemaal dezelfde wettelijke status als de verplichte factuurgegevens. Zet ze er dus op omdat ze de klant helpen, niet omdat ze allemaal als btw-factuureis gelden.

7. Je verstuurt de factuur later dan nodig

Is de opdracht klaar maar gaat de factuur pas dagen later de deur uit, dan begint ook het interne proces bij de klant later. Later factureren kan het betaalmoment dus naar achteren verschuiven.

Werk daarom met een vast facturatiemoment, bijvoorbeeld direct na oplevering of op een vaste dag per week. Hoe je zo'n factuur snel opstelt lees je in de gids factuur maken.

8. De interne goedkeurder heeft de factuur nog niet geaccordeerd

Bij grotere organisaties doorloopt een factuur soms meerdere controles:

Blijft betaling uit, stuur dan niet alleen dezelfde factuur nog een keer. Vraag gericht:

• Is de factuur ontvangen en geregistreerd?
• Is hij administratief goedgekeurd?
• Ontbreekt er informatie of een referentie?
• Staat hij al gepland voor een betaalrun, en wanneer?

Met die antwoorden weet je of het om een administratieve stap gaat of om iets anders.

9. Je ontdekt vertraging pas na de vervaldatum

Zonder opvolgproces merk je pas weken later dat een factuur is blijven hangen. Houd het ritme praktisch:

• controleer rond de vervaldatum of de betaling is ontvangen;
• neem kort daarna vriendelijk contact op als er niets binnen is;
• vraag bij verdere vertraging gericht na waarom betaling uitblijft;
• neem pas daarna eventueel formelere stappen.

Vaste dagen zoals "dag 30" of "dag 45" zijn geen wettelijk voorgeschreven momenten, maar hooguit een eigen werkafspraak. Het juiste proces verschilt bovendien tussen zakelijke klanten en consumenten.

Checklist vóór je op verzenden klikt

1. Heb ik de juiste juridische klantnaam gebruikt?

2. Gebruik ik het juiste facturatieadres of portaal?

3. Is een inkoop- of projectnummer vereist en staat het erop?

4. Sluit het bedrag aan op de offerte of opdracht?

5. Zijn de factuurregels duidelijk en controleerbaar?

6. Kloppen de btw en de bedragen?

7. Staat de praktische betalingsinformatie duidelijk vermeld?

8. Verstuur ik naar het juiste kanaal?

9. Weet ik wie ik kan benaderen bij vragen?

Wat als de vervaldatum al voorbij is?

Bij een zakelijke klant kun je eerst controleren of er een administratieve reden voor de vertraging is. Vraag bijvoorbeeld of de factuur is ontvangen, of alle gegevens kloppen, of de goedkeuring is afgerond en wanneer de factuur voor betaling staat gepland.

Wanneer een zakelijke betaling daadwerkelijk te laat is, kunnen afhankelijk van de overeenkomst en de wettelijke regels rente en incassokosten relevant worden. Ga daarbij niet uit van een automatisch recht: de afspraken en de situatie bepalen wat mogelijk is.

Bij consumenten gelden aanvullende regels voordat incassokosten in rekening kunnen worden gebracht. Een consument moet in de relevante situatie eerst de wettelijk vereiste kosteloze betalingstermijn krijgen.

Uitgebreidere uitleg over herinneren en escaleren staat in de gids betalingsherinnering.

Verder dan alleen vertraging voorkomen

Wil je niet alleen administratieve vertraging voorkomen, maar je volledige betaalproces verbeteren? Bekijk dan onze 12 manieren om sneller betaald te krijgen. Dit artikel richt zich op de vraag waarom een factuur intern blijft hangen; dat artikel gaat over het structureel verkorten van je gemiddelde betaaltermijn.