Sneller betaald krijgen: 12 manieren om je betaaltermijn te verkorten

In dit artikel vind je twaalf structurele verbeteringen waarmee je het volledige proces van offerte tot betaling beter organiseert.

Dit artikel gaat dus niet over één losse factuur die door een administratieve fout blijft hangen. Wil je weten waarom een factuur intern bij de klant blijft liggen, lees dan waarom facturen intern blijven hangen.

1. Spreek de betaalvoorwaarden vóór de opdracht af

Leg betaalafspraken bij voorkeur al vast voordat je begint, bijvoorbeeld in je offerte, de overeenkomst of — als die van toepassing zijn — je algemene voorwaarden.

Noem daarin bijvoorbeeld:

• de betaaltermijn;
• eventuele termijnbetalingen;
• het afgesproken betaalmoment;
• de voorwaarden voor een aanbetaling.

Welke betaaltermijn mogelijk en verstandig is, hangt af van de klant, de overeenkomst en wettelijke regels. Voor zakelijke transacties kunnen wettelijke maxima en bijzondere regels gelden, bijvoorbeeld wanneer een grote onderneming aan een mkb-leverancier betaalt. Controleer bij twijfel de actuele regels voordat je een termijn vastlegt.

2. Factureer zodra het afgesproken factuurmoment is bereikt

Wachten met factureren verschuift het moment waarop de klant de factuur überhaupt kan verwerken. Onnodig later factureren kan het uiteindelijke betaalmoment daarmee naar achteren verschuiven.

Werk daarom met een vast, praktisch proces:

• factureren direct na oplevering;
• een wekelijkse facturatieronde;
• maandelijkse facturatie bij doorlopende werkzaamheden;
• termijnfacturen bij grotere projecten.

Meer over het verzendmoment lees je in de gids factuur versturen.

3. Overweeg termijnbetalingen bij grotere opdrachten

Bij grotere of langlopende opdrachten kun je, als dat bij de overeenkomst past, werken met een aanbetaling of meerdere termijnfacturen.

Bijvoorbeeld:

• 30% bij start;
• 40% bij een afgesproken tussenmoment;
• 30% bij afronding.

Dit is slechts een voorbeeld en geen wettelijk of algemeen verplicht schema. Koppel iedere termijn aan een concreet resultaat, zodat duidelijk is waarvoor je factureert. Hoe je afspraken uit een offerte netjes omzet in facturen lees je in offerte omzetten naar factuur.

4. Maak duidelijk hoe de klant kan betalen

Maak de betaalinstructie zo eenvoudig mogelijk. Zorg dat de klant zonder zoeken ziet:

• je IBAN;
• de juiste tenaamstelling van de rekening;
• het factuurnummer als betalingskenmerk;
• eventueel een betrouwbare betaallink;
• meerdere betaalmogelijkheden wanneer dat bij je doelgroep past.

Niet iedere doelgroep heeft baat bij precies één betaalmethode: een zakelijke crediteurenafdeling werkt vaak met bankoverschrijving, terwijl een consument een betaallink prettiger kan vinden.

5. Vermeld naast de betaaltermijn een concrete vervaldatum

"Betaaltermijn 14 dagen" vraagt van de klant nog een rekensom. Een concrete datum is directer:

Een vervaldatum is praktisch nuttig, maar hoort niet automatisch tot dezelfde algemene wettelijke btw-factuureisen als bijvoorbeeld het factuurnummer, de factuurdatum en de btw-gegevens.

6. Gebruik een vast maar flexibel herinneringsproces

Een vaste routine voorkomt dat opvolging afhangt van hoe druk je bent. Houd die routine wel flexibel per klant.

Dit is een praktisch voorbeeld en geen wettelijk voorgeschreven tijdschema. Maak daarbij onderscheid tussen zakelijke klanten en consumenten: voor consumenten gelden aanvullende regels voordat kosten in rekening kunnen worden gebracht. De uitwerking staat in de gids betalingsherinnering.

7. Meet hoeveel dagen klanten daadwerkelijk nodig hebben

Alleen kijken naar "betaaltermijn = 14 dagen" zegt weinig over je werkelijke geldstroom. Leg daarom per factuur minimaal vast:

• factuurdatum;
• vervaldatum;
• betaaldatum.

Bereken vervolgens de feitelijke doorlooptijd met betaaldatum − factuurdatum.

Bijvoorbeeld:

Dit is een operationele KPI voor je eigen sturing en geen fiscale verplichting.

8. Kijk naar betaalgedrag per klant

Klanten betalen verschillend. Het helpt om ze eenvoudig te groeperen:

• structureel op tijd;
• soms enkele dagen te laat;
• regelmatig opvolging nodig;
• nieuw of onbekend betaalgedrag.

Gebruik die informatie praktisch: eerder herinneren, voorwaarden vooraf scherper afspreken of bij grote opdrachten termijnbetalingen bespreken. Een klant die trager betaalt is niet automatisch onbetrouwbaar; vaak gaat het om een interne verwerkingsroute.

9. Controleer de factuur voordat je hem verstuurt

Een verkeerde factuur kan betaling vertragen doordat een correctie nodig is en het goedkeuringsproces opnieuw begint.

Controleer minimaal:

• klantnaam en adres;
• factuurnummer;
• factuurdatum;
• omschrijving;
• bedragen;
• btw-behandeling;
• eventuele afgesproken interne referenties.

Voor de volledige controle op wettelijke eisen gebruik je de gids factuur maken.

10. Vraag administratieve klantgegevens vóór de eerste factuur op

Vraag bij nieuwe zakelijke klanten kort na wat hun administratie nodig heeft: het facturatie-e-mailadres, een eventueel inkoopnummer, projectnummer of kostenplaats en of indiening via een leveranciersportaal loopt.

Deze interne referenties zijn niet automatisch algemene wettelijke btw-factuureisen; het zijn afspraken van de klant. Hoe deze referenties een factuur intern kunnen ophouden, staat uitgebreider in waarom facturen intern blijven hangen.

11. Bepaal vooraf hoe je met te late betaling omgaat

Bepaal vóórdat het misgaat wanneer je controleert, wanneer je herinnert, wanneer je belt en wanneer een formele vervolgstap nodig kan zijn. Zo hoef je niet per geval te improviseren.

Bij te late betaling kunnen, afhankelijk van het type klant, de gemaakte afspraken en de wettelijke regels, rente en incassokosten relevant worden. Voor consumenten gelden specifieke regels voordat incassokosten in rekening kunnen worden gebracht. De uitleg per situatie staat in de gids betalingsherinnering.

12. Verbeter je betaalproces ieder kwartaal

Plan één keer per kwartaal een korte evaluatie en kijk bijvoorbeeld naar:

• de gemiddelde betaalduur;
• het percentage facturen dat op tijd is betaald;
• klanten die vaak opvolging nodig hebben;
• het aantal gecorrigeerde facturen;
• de gemiddelde tijd tussen oplevering en facturering;
• het openstaande factuurbedrag.

Kies vervolgens één of twee knelpunten voor het volgende kwartaal. Of dat direct effect heeft, verschilt per klantenbestand; het gaat om structurele verbetering over meerdere kwartalen.

Wettelijke factuurgegevens en praktische betaalinformatie

Algemene factuurgegevens

Een reguliere volledige factuur bevat onder andere:

• naam en volledig adres van de leverancier;
• naam en volledig adres van de afnemer;
• het btw-identificatienummer van de leverancier;
• het KvK-nummer van de leverancier indien van toepassing;
• de factuurdatum;
• een opeenvolgend factuurnummer;
• omschrijving en omvang van de geleverde goederen of diensten;
• de leverdatum indien relevant;
• de bedragen exclusief btw;
• het toepasselijke btw-tarief;
• het btw-bedrag.

In bijzondere situaties, zoals btw-verlegging of grensoverschrijdende leveringen, gelden aanvullende eisen.

Praktisch voor snelle betaling

• IBAN;
• tenaamstelling van de bankrekening;
• betaaltermijn;
• concrete vervaldatum;
• betalingskenmerk;
• inkoopnummer;
• projectnummer;
• contactpersoon.

Deze gegevens kunnen de betaling en interne verwerking versnellen, maar zijn niet allemaal algemene wettelijke btw-factuureisen.