Bij een buitenlandse klant is "wel of geen btw?" niet de eerste vraag. Eerst moet je bepalen wie je klant is en wat je levert. Een dienst aan een Duitse ondernemer kan namelijk anders worden behandeld dan goederen aan diezelfde klant, en een particuliere klant in Duitsland kan weer onder andere regels vallen.
Gebruik daarom een vaste beslisboom.
De vier vragen vóór je factureert
- Is de klant ondernemer of particulier?
- Lever je goederen of diensten?
- In welk land is de klant gevestigd en waar vindt de prestatie plaats?
- Geldt voor jouw prestatie een uitzondering op de hoofdregel?
Pas daarna bepaal je wat er op de factuur hoort.
Overzicht van veelvoorkomende situaties
| Klant | Prestatie | Veelvoorkomende btw-behandeling |
|---|
| EU-ondernemer | B2B-dienst | Vaak btw verlegd |
| EU-ondernemer | Goederen naar ander EU-land | Mogelijk 0% als intracommunautaire levering |
| EU-particulier | Goederen of diensten | Regels verschillen; mogelijk buitenlandse btw/OSS |
| Ondernemer buiten EU | Dienst | Vaak geen Nederlandse btw door plaats-van-dienstregel |
| Klant buiten EU | Export goederen | Mogelijk 0%-tarief met bewijs van uitvoer |
Dit zijn hoofdregels, geen universele antwoorden. Voor onder meer onroerend goed, evenementen, personenvervoer en specifieke elektronische diensten bestaan afwijkingen.
EU-ondernemer: dienst
Lever je een reguliere B2B-dienst aan een ondernemer in een ander EU-land, dan is de dienst vaak belast in het land van de klant.
In dat geval:
- controleer je het btw-identificatienummer van de klant;
- stuur je een factuur zonder Nederlandse btw;
- vermeld je "btw verlegd";
- zet je jouw btw-id en dat van de klant op de factuur;
- verwerk je de transactie in de Nederlandse btw-aangifte;
- controleer je of de omzet in de ICP-opgaaf moet worden opgenomen.
Schrijf niet "0% btw" als je feitelijk de btw verlegt.
EU-ondernemer: goederen
Verzend of vervoer je goederen vanuit Nederland naar een ondernemer in een ander EU-land, dan kan sprake zijn van een intracommunautaire levering.
Daarop kan het 0%-tarief van toepassing zijn als aan de voorwaarden wordt voldaan, waaronder:
- goederen gaan daadwerkelijk naar een ander EU-land;
- de afnemer heeft een geldig buitenlands btw-identificatienummer;
- de levering wordt correct in de administratie en ICP verwerkt;
- je kunt het vervoer naar het andere EU-land aantonen.
Hier is dus wél sprake van het 0%-tarief.
Particulier binnen de EU
Bij particuliere klanten gelden andere regels. Voor goederen op afstand en bepaalde diensten kan btw verschuldigd zijn in het land van de klant.
Voor grensoverschrijdende B2C-verkoop binnen de EU speelt onder meer een EU-brede drempel van € 10.000 voor bepaalde afstandsverkopen en digitale diensten. Boven die drempel kan btw van het land van de consument van toepassing zijn. Via het One Stop Shop-systeem (OSS) kun je bepaalde buitenlandse btw centraal aangeven.
Niet iedere dienst aan een consument valt onder dezelfde regeling. Controleer daarom altijd de concrete prestatie.
Zakelijke klant buiten de EU: diensten
Bij veel diensten aan ondernemers buiten de EU ligt de plaats van dienst buiten Nederland. Je berekent dan geen Nederlandse btw omdat de prestatie voor de Nederlandse btw niet in Nederland belast is.
Dat is iets anders dan het Nederlandse 0%-tarief.
Vermeld op je factuur voldoende duidelijk waarom geen Nederlandse btw is berekend en controleer of het land van de klant lokale verplichtingen kent.
Voor uitzonderingsdiensten kan de plaats van dienst anders worden bepaald.
Export van goederen buiten de EU
Bij export van goederen naar een land buiten de EU kan het 0%-tarief van toepassing zijn.
De administratie moet kunnen aantonen dat de goederen de EU hebben verlaten. Bewaar daarom douane- en vervoersdocumenten zorgvuldig.
Zonder voldoende bewijs kan de toepassing van het 0%-tarief ter discussie komen te staan.
Valuta op de factuur
Je mag commerciële bedragen in een andere valuta afspreken. Voor Nederlandse btw-verplichtingen moet je bedragen waar nodig kunnen omrekenen volgens de toegestane methode.
Leg de gebruikte koers en datum vast als je vreemde valuta verwerkt. Dan kun je later verklaren waarom het bedrag in je administratie afwijkt van het bedrag op de buitenlandse banktransactie.
Taal
Een factuur aan een buitenlandse klant kan in een andere taal worden opgesteld. Zorg dat fiscale vermeldingen herkenbaar en correct blijven.
Bij btw-verlegging is "btw verlegd" de Nederlandse verplichte betekenis. Je kunt daarnaast een vertaling zoals "reverse charge" toevoegen voor de klant.
VIES-controle
Controleer voor EU-B2B-transacties het btw-identificatienummer van de klant en bewaar de uitkomst.
Let daarbij op:
- nummer;
- landcode;
- datum van controle;
- naam- of adresinformatie indien beschikbaar;
- eventuele aanvullende verificatie als het nummer niet direct herkend wordt.
Een btw-id is niet alleen een invoerveld op de factuur; het is onderdeel van je onderbouwing.
ICP en btw-aangifte
Bij bepaalde intracommunautaire leveringen en diensten moet je naast de btw-aangifte ook een ICP-opgaaf doen.
Zorg dat de bedragen in beide aangiftes op elkaar aansluiten. Een verschil door valuta, creditnota of tijdvak kan verklaarbaar zijn, maar leg die verklaring vast.
OSS bij consumenten
Verkoop je regelmatig aan particuliere klanten in andere EU-landen, onderzoek dan of OSS voor jouw situatie relevant is.
OSS kan voorkomen dat je je voor bepaalde B2C-omzet in ieder afzonderlijk EU-land apart voor btw hoeft te registreren. De regeling heeft eigen administratie- en bewaareisen.
Praktische beslisboom
- Ondernemer of particulier?
- Goederen of diensten?
- EU of niet-EU?
- Plaats van levering/dienst bepalen.
- 21%, 9%, 0%, vrijstelling, verlegging of buiten Nederlandse heffing vaststellen.
- Factuurvermelding en btw-id controleren.
- Btw-aangifte, ICP en eventueel OSS verwerken.
Deze volgorde voorkomt dat je begint met een btw-percentage terwijl je de fiscale behandeling nog niet hebt bepaald.
Veelgemaakte fouten
- iedere buitenlandse factuur op 0% zetten;
- verlegging als 0%-tarief behandelen;
- klant-btw-id niet controleren;
- goederen en diensten onder dezelfde regel plaatsen;
- ICP vergeten;
- exportbewijs niet bewaren;
- bij consumenten geen rekening houden met buitenlandse btw of OSS.