Een correcte factuur hoeft niet lang te zijn. Hij moet vooral duidelijk laten zien wie levert, aan wie, wat er is geleverd, wanneer, voor welk bedrag en hoe de btw is behandeld.
Dit artikel is opgezet als controlelijst vóór verzending. Voor een uitgebreider stappenplan over het maken van een factuur kun je ook de gids factuur maken gebruiken.
De verplichte basisgegevens
Voor een reguliere Nederlandse factuur waarop de normale factuureisen van toepassing zijn, vermeld je onder meer:
Jouw naam en adres
Gebruik je volledige juridische naam. Een handelsnaam kan onder voorwaarden worden gebruikt als die samen met adres en woonplaats bij de KvK is geregistreerd.
Vermeld het volledige vestigingsadres. Alleen een postbus is voor de algemene factuureis niet voldoende.
Naam en volledig adres van de klant
Vermeld de juridische naam van je afnemer en het volledige adres.
Een belangrijk onderscheid:
- het KvK-nummer van je klant is niet bij iedere gewone Nederlandse factuur standaard verplicht;
- het btw-identificatienummer van je klant is ook niet standaard bij iedere gewone Nederlandse factuur verplicht.
Bij bijzondere situaties, zoals bepaalde vormen van btw-verlegging en intracommunautaire prestaties, kan het btw-id van de afnemer wél verplicht zijn.
Jouw btw-identificatienummer
Als je voor de betreffende prestatie volgens de normale btw-regels factureert, vermeld je jouw btw-identificatienummer volgens de factuureisen.
Jouw KvK-nummer
Sta je bij de Kamer van Koophandel ingeschreven, vermeld dan jouw KvK-nummer.
Factuurdatum en leverdatum
Zet de datum waarop de factuur wordt uitgereikt op het document.
Daarnaast vermeld je de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling als die relevant is.
Zijn factuurdatum en leverdatum gelijk, dan moet de informatie nog steeds duidelijk zijn.
Factuurnummer
Gebruik een uniek factuurnummer uit een opeenvolgende nummerreeks.
De Belastingdienst staat één of meer reeksen toe. Elk factuurnummer mag maar één keer voorkomen.
Praktische formaten zijn bijvoorbeeld:
- `2026-001`
- `F-2026-001`
- `2026-09-001`
Het formaat is jouw keuze; de nummering moet vooral logisch en controleerbaar blijven.
Omschrijving van goederen of diensten
Omschrijf wat je hebt geleverd en in welke omvang.
Bij goederen kan dat hoeveelheid en soort zijn.
Bij diensten bijvoorbeeld:
`8 uur advies – periode 1 t/m 8 september 2026`
Een omschrijving als "werkzaamheden" is voor klant en administratie minder bruikbaar.
Bedrag exclusief btw
Vermeld de vergoeding exclusief btw.
Werk je met aantallen of eenheden, zet dan waar relevant:
- aantal;
- eenheidsprijs;
- eventuele korting;
- subtotaal.
Bij verschillende btw-tarieven splits je de bedragen.
Btw-tarief en btw-bedrag
Voor normale belaste prestaties vermeld je:
- toepasselijk btw-tarief;
- btw-bedrag.
In Nederland zijn 21% en 9% bekende tarieven en bestaat daarnaast het 0%-tarief voor specifiek aangewezen situaties.
Maar let op: niet iedere factuur zonder btw gebruikt 0%.
0%, vrijgesteld en btw verlegd zijn verschillende situaties
0%-tarief
Je past daadwerkelijk 0% btw toe. Dit kan bijvoorbeeld onder voorwaarden spelen bij bepaalde internationale goederenleveringen.
Btw-vrijstelling
Je prestatie is vrijgesteld of je maakt bijvoorbeeld gebruik van de KOR. Je berekent dan geen btw vanwege de vrijstelling.
Btw verlegd
De heffing wordt naar de afnemer verplaatst. Op de factuur staat geen normaal btw-bedrag en je vermeldt btw verlegd.
Gebruik deze drie termen niet door elkaar.
Factuur onder de KOR
Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan ben je voor de btw niet verplicht om normale facturen uit te reiken.
Maak je toch een factuur, bijvoorbeeld omdat een zakelijke klant daarom vraagt:
- zet geen btw op de factuur;
- vermeld dat een vrijstelling van toepassing is;
- gebruik niet simpelweg 0% als synoniem voor de KOR.
De overige commerciële gegevens mogen natuurlijk gewoon op het document staan.
Factuur met btw-verlegging binnen de EU
Lever je een B2B-dienst aan een ondernemer in een ander EU-land en geldt de hoofdregel voor intracommunautaire diensten, dan factureer je vaak zonder btw.
Vermeld dan onder meer:
- jouw btw-identificatienummer;
- btw-identificatienummer van de klant;
- btw verlegd.
Controleer het btw-id vooraf en beoordeel of jouw dienst niet onder een uitzondering valt.
Intracommunautaire levering van goederen
Lever je goederen vanuit Nederland aan een ondernemer in een ander EU-land, dan kan onder voorwaarden het 0%-tarief gelden.
Dat is dus een andere situatie dan een verlegde B2B-dienst.
Je moet onder meer aan de voorwaarden voldoen en het vervoer naar het andere EU-land kunnen onderbouwen.
Betaalgegevens: praktisch, niet hetzelfde als fiscale factuureisen
Voor snelle betaling zet je ook op de factuur:
- betaaltermijn;
- concrete vervaldatum;
- IBAN;
- tenaamstelling;
- betalingskenmerk;
- eventueel inkoopnummer.
Deze gegevens zijn commercieel zeer nuttig, maar verwar praktische betaalinformatie niet met de lijst van fiscale basisfactuureisen.
Vereenvoudigde factuur
Voor bepaalde facturen met een totaalbedrag van maximaal € 100 inclusief btw gelden vereenvoudigde factuureisen.
Daarop zijn uitzonderingen. Bij onder meer bepaalde internationale transacties kun je niet zomaar de vereenvoudigde regels gebruiken.
Gebruik deze optie alleen als je zeker weet dat je situatie ervoor in aanmerking komt.
Creditnota of gecorrigeerde factuur
Ontdek je na verzending een fout, vervang dan niet stilletjes de oorspronkelijke pdf met hetzelfde nummer.
Maak een controleerbare correctie die naar de oorspronkelijke factuur verwijst, bijvoorbeeld met een creditnota en waar nodig een nieuwe factuur.
Bewaar alle documenten in je administratie.
De complete controlelijst
Identiteit
- [ ] jouw volledige naam;
- [ ] jouw volledige adres;
- [ ] naam klant;
- [ ] volledig adres klant;
- [ ] jouw btw-id waar vereist;
- [ ] jouw KvK-nummer als je bent ingeschreven.
Nummer en datums
- [ ] uniek factuurnummer;
- [ ] nummer past in opeenvolgende reeks;
- [ ] factuurdatum;
- [ ] leverdatum of relevante vooruitbetalingsdatum.
Prestatie
- [ ] duidelijke omschrijving;
- [ ] hoeveelheid of omvang;
- [ ] eenheidsprijs indien van toepassing;
- [ ] bedragen exclusief btw.
Btw
- [ ] juiste btw-behandeling;
- [ ] 21%, 9% of 0% alleen als dat echt van toepassing is;
- [ ] vrijstelling correct vermeld waar nodig;
- [ ] "btw verlegd" bij toepasselijke verleggingsregeling;
- [ ] btw-identificatienummer klant toegevoegd als de bijzondere regel dat vereist.
Betaling
- [ ] totaalbedrag;
- [ ] betaaltermijn;
- [ ] vervaldatum;
- [ ] IBAN;
- [ ] betalingskenmerk;
- [ ] eventuele inkoopreferentie.
Bewaren
Verstuurde en ontvangen facturen horen bij je administratie.
Voor facturen geldt doorgaans een fiscale bewaartermijn van 7 jaar. Voor facturen en gegevens rond onroerende zaken kan 10 jaar gelden en voor bepaalde OSS-gegevens geldt eveneens een langere termijn.
Digitale facturen bewaar je digitaal in de vorm waarin ze zijn uitgewisseld.
Gebruik de generator als hulpmiddel, niet als fiscale garantie
Een factuurgenerator kan velden, berekeningen en nummering ondersteunen. De gebruiker blijft zelf verantwoordelijk voor de juiste fiscale behandeling van de concrete transactie.
Voor gewone Nederlandse facturen is de controle relatief overzichtelijk. Bij KOR, vrijstellingen, verlegging en internationale situaties is een aparte beoordeling belangrijk.