Btw-tarieven in Nederland: 21%, 9%, 0%, vrijgesteld of verlegd?

Op een factuur lijkt btw vaak een keuzelijst met drie percentages: 21%, 9% en 0%. In de praktijk kom je als ondernemer vijf verschillende btw-behandelingen tegen: 21% btw, 9% btw, 0% btw, een btw-vrijstelling en btw verlegd.

Die vijf situaties zien er op een factuur soms hetzelfde uit, want bij 0%, bij een vrijstelling en bij verlegging staat er geen positief Nederlands btw-bedrag op je factuur. Fiscaal zijn het echter drie verschillende dingen, met eigen voorwaarden, eigen factuurvermeldingen en eigen gevolgen voor je aftrek van voorbelasting.

0% btw, vrijgesteld van btw en btw verlegd betekenen dus niet hetzelfde. In dit artikel lees je per situatie wanneer welke behandeling aan de orde kan zijn, hoe je dat op je factuur verwerkt en welke fouten in de praktijk het vaakst voorkomen.

De btw-tarieven en de andere behandelingen

Bij het 0%-tarief is sprake van een btw-tarief van 0%. Dit is iets anders dan een vrijstelling of een verleggingsregeling.

Wanneer geldt 21% btw?

Het algemene btw-tarief is 21%. Dit tarief geldt in beginsel voor goederen en diensten die:

• niet onder het 9%-tarief vallen;
• niet onder het 0%-tarief vallen;
• niet zijn vrijgesteld.

In de praktijk vallen veel zakelijke prestaties onder dit algemene tarief, bijvoorbeeld:

• adviesdiensten;
• softwarediensten;
• elektronica;
• kleding;
• grafisch ontwerp;
• veel overige zakelijke dienstverlening.

Ga niet af op wat gebruikelijk voelt in je branche. Als je twijfelt, controleer dan de specifieke prestatie bij de Belastingdienst voordat je structureel een tarief toepast.

Wanneer geldt 9% btw?

Het verlaagde tarief van 9% geldt alleen voor specifiek aangewezen goederen en diensten. Voorbeelden van categorieen waarin het verlaagde tarief kan gelden, zijn:

• bepaalde voedingsmiddelen;
• boeken;
• bepaalde geneesmiddelen;
• personenvervoer;
• bepaalde kappersdiensten;
• bepaalde werkzaamheden aan woningen die ouder zijn dan twee jaar.

Belangrijk: een ondernemer mag niet zelf kiezen tussen 9% en 21%. Het tarief volgt uit de wettelijke btw-regels voor de prestatie die je levert. Valt een prestatie niet onder het verlaagde tarief, dan geldt normaal gesproken 21%, tenzij een andere regeling of vrijstelling van toepassing is.

Bij samengestelde prestaties kan de beoordeling ingewikkelder zijn. Soms is sprake van een hoofdprestatie, soms moeten onderdelen afzonderlijk worden beoordeeld.

Wanneer geldt 0% btw?

0% is een echt btw-tarief. De prestatie blijft binnen het btw-stelsel, maar het tarief bedraagt nul procent. Situaties waarin het 0%-tarief onder voorwaarden kan gelden:

• bepaalde intracommunautaire goederenleveringen;
• uitvoer van goederen naar een bestemming buiten de EU;
• andere specifiek aangewezen grensoverschrijdende prestaties.

Een buitenlandse klant betekent niet automatisch 0% btw. Er moet aan voorwaarden zijn voldaan. Voor een intracommunautaire goederenlevering kan bijvoorbeeld relevant zijn dat:

• de goederen daadwerkelijk naar een ander EU-land worden vervoerd;
• de afnemer ondernemer is;
• de afnemer beschikt over een geldig buitenlands btw-identificatienummer;
• de transactie correct administratief wordt verwerkt;
• het vervoer kan worden aangetoond;
• de prestatie, indien vereist, in de ICP-opgaaf wordt opgenomen.

Bewaar het bewijs van deze voorwaarden zorgvuldig. Bij een controle moet je kunnen onderbouwen waarom je het 0%-tarief hebt toegepast.

Wat betekent vrijgesteld van btw?

Bij een btw-vrijstelling breng je geen btw aan je klant in rekening omdat voor de prestatie een wettelijke vrijstelling geldt. Een vrijstelling is dus niet hetzelfde als het 0%-tarief.

Het verschil zit vooral in de voorbelasting: bij vrijgestelde omzet kan de btw op kosten die aan deze vrijgestelde prestaties toerekenbaar is, in beginsel niet als voorbelasting worden afgetrokken. Verricht je zowel vrijgestelde als belaste prestaties, dan kan de aftrek op gezamenlijke kosten moeten worden verdeeld.

Vrijstellingen komen onder voorwaarden onder andere voor bij:

• bepaalde gezondheidszorg;
• bepaalde onderwijsactiviteiten;
• verzekeringen en bepaalde financiele diensten;
• bepaalde sociaal-culturele activiteiten.

Niet iedere activiteit binnen zo'n sector is automatisch vrijgesteld. Of een vrijstelling geldt, hangt af van de concrete prestatie en de wettelijke voorwaarden.

Ook de kleineondernemersregeling (KOR) werkt als een btw-vrijstelling en niet als een 0%-tarief. Meer daarover lees je in de uitleg over de kleineondernemersregeling.

Wat betekent btw verlegd?

Bij een verleggingsregeling brengt de leverancier zelf geen btw in rekening. De btw wordt naar de afnemer verlegd.

Als de verleggingsregeling geldt:

• vermeldt de leverancier geen btw-bedrag op de factuur;
• staat op de factuur de vermelding "btw verlegd";
• is in relevante situaties het btw-identificatienummer van de afnemer nodig;
• verwerkt de afnemer de verlegde btw in zijn eigen btw-aangifte.

Btw verlegd is geen 0%-btw-tarief. Er wordt geen nultarief toegepast; de heffing verschuift naar de afnemer.

Een voorbeeld: een Nederlandse consultant levert een reguliere adviesdienst van EUR 1.000 aan een Belgische btw-ondernemer. Wanneer de hoofdregel voor EU-B2B-diensten van toepassing is, ziet de factuur er zo uit:

Schrijf in zo'n geval dus niet dat je EUR 1.000 met 0% btw factureert. Hoe de verleggingsregeling binnen de EU werkt, lees je uitgebreider in het artikel over btw verleggen binnen de EU.

Btw bij buitenlandse klanten

Bij buitenlandse klanten hangt de btw-behandeling onder andere af van:

• goederen of diensten;
• ondernemer of particulier;
• EU of buiten de EU;
• de plaats waar de prestatie voor de btw belast is;
• een eventuele bijzondere btw-regeling.

Diensten aan ondernemers binnen de EU

Bij veel reguliere B2B-diensten aan een ondernemer in een ander EU-land wordt de btw naar de afnemer verlegd. Je stuurt dan doorgaans een factuur:

• zonder Nederlandse btw;
• met je eigen btw-identificatienummer;
• met het btw-identificatienummer van de klant;
• met de vermelding "btw verlegd".

Let op: voor bepaalde diensten gelden uitzonderingen op deze hoofdregel.

Goederen aan ondernemers binnen de EU

Bij een intracommunautaire levering van goederen kan het 0%-tarief gelden wanneer aan de voorwaarden wordt voldaan. Dit is dus een andere btw-behandeling dan de verleggingsregeling die vaak geldt bij B2B-diensten.

Export buiten de EU

Bij uitvoer van goederen naar een bestemming buiten de EU kan het 0%-tarief gelden wanneer aan de voorwaarden wordt voldaan en de uitvoer aantoonbaar is.

Buitenlandse particulieren

Bij verkopen en diensten aan particuliere klanten kunnen weer andere regels gelden, bijvoorbeeld rond afstandsverkopen, digitale diensten en de OSS-regeling.

Gebruik daarom nooit als algemene regel dat een buitenlandse klant automatisch 0% btw krijgt. Meer praktische aandachtspunten staan in het artikel over factureren aan buitenlandse klanten.

0%, vrijgesteld of verlegd: wat is het verschil?

Geen btw op een factuur betekent dus niet automatisch dat sprake is van 0% btw.

Facturen met meerdere btw-behandelingen

Bij afzonderlijke prestaties waarop verschillende btw-tarieven van toepassing zijn, splits je de bedragen per tarief uit. Zo blijft controleerbaar welk bedrag onder welk tarief valt.

Vermijd een gemiddeld btw-percentage over het totaal. Let er wel op dat deze uitsplitsing geldt voor zelfstandige prestaties: wanneer onderdelen fiscaal als een samengestelde prestatie moeten worden behandeld, kan een btw-behandeling gelden voor het geheel. Welke gegevens verder verplicht zijn, lees je in de gids over btw op je factuur.

Twijfelgevallen in de praktijk

Het exacte tarief hangt uiteindelijk af van de specifieke prestatie en de wettelijke voorwaarden.

Welk btw-tarief moet ik gebruiken?

1. Bepaal precies welk product of welke dienst je levert.

2. Controleer of een btw-vrijstelling geldt.

3. Controleer of het 9%-tarief specifiek op de prestatie van toepassing is.

4. Zo niet, controleer of het 0%-tarief of een verleggingsregeling geldt.

5. Is geen uitzondering van toepassing? Dan geldt doorgaans het algemene tarief van 21%.

6. Bij buitenlandse transacties: controleer afzonderlijk de plaats van levering of dienst en de status van de klant.

Veelgemaakte btw-fouten

• 9% gebruiken omdat het logisch lijkt, zonder de wettelijke categorie te controleren;
• 0% en btw verlegd door elkaar halen;
• een vrijstelling en het 0%-tarief met elkaar verwarren;
• automatisch 0% gebruiken bij iedere buitenlandse klant;
• niet controleren of de klant ondernemer (B2B) of particulier (B2C) is;
• een gemengde factuur niet netjes per tarief uitsplitsen;
• het bewijs voor internationale 0%-transacties onvoldoende bewaren.

Wat als je het verkeerde tarief hebt gebruikt?

Corrigeer een uitgereikte factuur controleerbaar. Afhankelijk van de situatie kan dat met een creditfactuur en een nieuwe factuur, of met een correctiefactuur die naar de oorspronkelijke factuur verwijst.

Pas ook je btw-administratie en je aangifte aan als de fout invloed heeft op de aangegeven btw. Hoe je dat per tijdvak verwerkt, lees je in het artikel over de btw-aangifte per kwartaal.